Formelle Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung

Sofern Sie Betriebskosten nicht pauschal oder von vornherein über eine Warmmiete in Rechnung stellen, sind Sie als Vermieter oder Hausverwalter nach § 556 Abs. 3 BGB zur jährlichen Abrechnung der Betriebskosten verpflichtet. Diese Betriebskostenabrechnung hat dem Mieter spätestens bis zum 31.12. des auf den Abrechnungszeitraum folgenden Jahres zuzugehen. Erfolgt der Zugang der Abrechnung binnen dieser Frist nicht oder genügt die Betriebskostenabrechnung nicht den formellen Anforderungen, dann kann der Vermieter keine Ansprüche aus der Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter mehr geltend machen.

Folgende formelle Anforderungen stellt der BGH nach seiner ständigen Rechtsprechung gemäß §259 BGB an Betriebskostenabrechnungen:

  1. die Zusammenstellung der Gesamtkosten aufgeschlüsselt nach Kostenarten etwa gemäß Betriebskostenverordnung incl. Aufsummierung,
  2. die Angabe und Erläuterung zu den verwendeten Verteilerschlüsseln, wobei die Erläuterung den Rechenweg und Hintergründe etwa für Vorwegabzüge aufführt
  3. die Berechnung des auf den Mieter entfallenden Kostenanteils incl. Aufsummierung unter Angabe des jeweils verwendeten Verteilerschlüssels
  4. Angabe der Vorauszahlungen (sofern Vorauszahlungen erfolgt sind)
  5. Saldierung von anteiligen Kosten und Vorauszahlungen zur Ermittlung des Guthabens oder der Nachzahlung aus der Abrechnung
  6. Angabe des Abrechnenden (Hausverwalter, Hausverwaltung, Vermieter). Adresse und Kontaktdaten sollten für eventuelle Rückfragen schon im Eigeninteresse des Vermieters angegeben sein.
  7. Angabe des Abrechnungszeitraums insgesamt und des jeweiligen Nutzungszeitraums des Mieters
  8. Angabe der abgerechneten Einheit/Wohnung, also genaue Angabe der Wohnung und Adresse des Mieters/der Mieter.

INtex Hausverwaltung, INtex WEG und INtex Vermieter erfüllen diese Bedingungen selbstverständlich durchgängig.

Bei der WEG-Abrechnung ergibt sich noch die Besonderheit, dass diese Auskunft über die Abrechnungsspitze geben muss. Mehr ...

INtex Hausverwaltung und INtex WEG erfüllen auch diese Bedingung.

Gesetzlicher Hintergrund

§ 259 Umfang der Rechenschaftspflicht

  1. Wer verpflichtet ist, über eine mit Einnahmen oder Ausgaben verbundene Verwaltung Rechenschaft abzulegen, hat dem Berechtigten eine die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder der Ausgaben enthaltende Rechnung mitzuteilen und, soweit Belege erteilt zu werden pflegen, Belege vorzulegen.
  2. Besteht Grund zu der Annahme, dass die in der Rechnung enthaltenen Angaben über die Einnahmen nicht mit der erforderlichen Sorgfalt gemacht worden sind, so hat der Verpflichtete auf Verlangen zu Protokoll an Eides statt zu versichern, dass er nach bestem Wissen die Einnahmen so vollständig angegeben habe, als er dazu imstande sei.

§ 556 Vereinbarungen über Betriebskosten

  1. Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Für die Aufstellung der Betriebskosten gilt die Betriebskostenverordnung vom 25. November 2003 (BGBl. I S. 2346, 2347) fort. Die Bundesregierung wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung ohne Zustimmung des Bundesrates Vorschriften über die Aufstellung der Betriebskosten zu erlassen.
  2. Die Vertragsparteien können vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften vereinbaren, dass Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden. Vorauszahlungen für Betriebskosten dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden.
  3. Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
  4. Eine zum Nachteil des Mieters von Absatz 1, Absatz 2 Satz 2 oder Absatz 3 abweichende Vereinbarung ist unwirksam.

BGB § 556a Abrechnungsmaßstab für Betriebskosten

  1. Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt.
  2. Haben die Vertragsparteien etwas anderes vereinbart, kann der Vermieter durch Erklärung in Textform bestimmen, dass die Betriebskosten zukünftig abweichend von der getroffenen Vereinbarung ganz oder teilweise nach einem Maßstab umgelegt werden dürfen, der dem erfassten unterschiedlichen Verbrauch oder der erfassten unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt. Die Erklärung ist nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig. Sind die Kosten bislang in der Miete enthalten, so ist diese entsprechend herabzusetzen.
  3. Ist Wohnungseigentum vermietet und haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten abweichend von Absatz 1 nach dem für die Verteilung zwischen den Wohnungseigentümern jeweils geltenden Maßstab umzulegen. Widerspricht der Maßstab billigem Ermessen, ist nach Absatz 1 umzulegen.
  4. Eine zum Nachteil des Mieters von Absatz 2 abweichende Vereinbarung ist unwirksam.