Gängige Dateiformate für den Datenaustausch (Import/Export)

TXT

Beschreibung:

Das TXT-Format ist ein einfaches Textdateiformat ohne Formatierungen. Es enthält nur reinen Text und wird von nahezu allen Programmen unterstützt.

Vorteile:

  • Sehr klein, da keine Formatierungen gespeichert werden.
  • Maximale Kompatibilität mit allen Systemen und Programmen.
  • Einfach zu erstellen und zu bearbeiten.

Nachteile:

  • Keine Formatierungen wie Fett, Kursiv oder Tabellen möglich.
  • Keine Metadaten oder strukturierte Daten enthalten.
  • Kann je nach Zeichencodierung (UTF-8, ANSI, ISO-8859-1) Probleme mit Umlauten oder Sonderzeichen haben.

Empfehlung:

Ideal für einfache Notizen, Konfigurationsdateien oder Log-Dateien. Für strukturierte Daten ist CSV oder ein anderes Format besser geeignet.

CSV (Comma-Separated Values)

Beschreibung:

CSV ist ein textbasiertes Format zur Speicherung tabellarischer Daten. Werte sind durch Trennzeichen (z. B. Komma, Semikolon oder Tabulator) getrennt.

Vorteile:

  • Einfach und weit verbreitet für den Datenaustausch zwischen Programmen.
  • Kann in Tabellenkalkulationen (Excel, Google Sheets) und Datenbanken importiert werden.
  • Menschlich lesbar und leicht mit einfachen Editoren zu bearbeiten.

Nachteile:

  • Kein einheitlicher Standard: Unterschiedliche Programme nutzen verschiedene Trennzeichen (Komma, Semikolon, Tab).
  • Zeichenkodierung muss beachtet werden (UTF-8, ISO-8859-1, ANSI), um Probleme mit Sonderzeichen zu vermeiden.
  • Werte mit Trennzeichen müssen in Anführungszeichen gesetzt werden („1,23“ → "1,23"), was zu Formatierungsproblemen führen kann.
  • Keine Unterstützung für komplexe Datenstrukturen (z. B. Hierarchien, mehrere Tabellen).

Empfehlung:

Gut für einfache Datenexporte und -importe, insbesondere bei Listen oder Tabellen. Für komplexere Daten mit Relationen eignet sich ein SQL-Dump oder JSON besser.

INtex Software importiert und exportiert CSV Dateien.

VCF (vCard)

Beschreibung:

VCF ist ein Standardformat für den Austausch von Kontaktdaten. Es speichert Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und weitere Informationen.

Vorteile:

  • Wird von fast allen E-Mail- und Kontaktverwaltungsprogrammen unterstützt.
  • Kann mehrere Kontakte in einer Datei speichern.
  • Speichert strukturierte Informationen inklusive Bilder, Notizen und Adressen.

Nachteile:

Unterschiedliche vCard-Versionen (2.1, 3.0, 4.0) können zu Kompatibilitätsproblemen führen.

Je nach Programm können nicht alle Felder korrekt interpretiert oder exportiert werden.

Kann für große Kontaktlisten unübersichtlich werden.

Empfehlung:

Ideal für den Austausch von Kontaktdaten zwischen Programmen und Geräten. Für Massenimporte in Datenbanken könnte CSV eine Alternative sein.

INtex Software liest in den Adressmodulen CSV Dateien ein und exportiert diese für Einzeladressen.

ICS (iCalendar)

Beschreibung:

ICS ist ein Standardformat zum Austausch von Kalenderdaten. Es wird für Termin- und Ereignisverwaltung genutzt.

Vorteile:

  • Universell unterstützt von Kalender-Apps (Outlook, Google Kalender, Apple Kalender).
  • Speichert detaillierte Ereignisinfos wie Datum, Uhrzeit, Erinnerungen, Wiederholungen.
  • Kann einzelne Termine oder komplette Kalender enthalten.

Nachteile:

  • Format ist für den direkten menschlichen Zugriff weniger intuitiv als CSV oder TXT.
  • Unterschiedliche Implementierungen können zu Kompatibilitätsproblemen führen.
  • Bei vielen Terminen kann die Datei groß und unübersichtlich werden.

Empfehlung:

Perfekt für den Austausch von Terminen und Kalendern zwischen Systemen. Für eine tabellarische Übersicht ist CSV besser geeignet.

In der Termin-Modulen von INtex Software werden ics-Dateien exportiert.

XML (Extensible Markup Language)

Beschreibung:

XML ist ein flexibles, textbasiertes Datenformat zur Speicherung und Übertragung strukturierter Daten. Es wird oft für Konfigurationsdateien und Webservices verwendet.

Vorteile:

  • Selbstbeschreibend durch Tags und Attribute.
  • Unterstützt komplexe und hierarchische Datenstrukturen.
  • Weit verbreitet in Webservices (SOAP, RSS, etc.).

Nachteile:

  • Größer als JSON durch den zusätzlichen Overhead von Tags.
  • Kann schwerer lesbar und langsamer zu verarbeiten sein als JSON oder CSV.
  • Unterschiedliche Interpretationen durch verschiedene Systeme können zu Kompatibilitätsproblemen führen.

Empfehlung:

Gut für strukturierte Daten in Systemintegrationen und Webservices, aber JSON ist für moderne Webanwendungen oft die bessere Wahl.

SQL Dump

Beschreibung:

Ein SQL-Dump ist eine textbasierte Datei, die SQL-Befehle enthält, um eine Datenbankstruktur und deren Inhalte zu rekonstruieren.

Vorteile:

  • Vollständige Sicherung und Wiederherstellung einer Datenbank möglich.
  • Kann Tabellen, Beziehungen, Indizes und Daten enthalten.
  • Plattformunabhängig nutzbar, solange die SQL-Syntax kompatibel ist.

Nachteile:

  • Große Dumps können unübersichtlich und schwer zu bearbeiten sein.
  • Kompatibilitätsprobleme zwischen unterschiedlichen SQL-Dialekten (MySQL, PostgreSQL, SQLite, MSSQL).
  • Direkter Import in Anwendungen oft nicht ohne Anpassungen möglich.

Empfehlung:

Optimal für Datenbanksicherungen und -migrationen. Für den Datenaustausch mit Endbenutzern ist CSV oder JSON meist besser geeignet.

Administratoren von INtex SERVER und TEAM Lizenzen (mit PREMIUM Hosting) können SQL Dumps selbst erstellen. 

Banking Datenaustauch

MT940 (Message Type 940)

Beschreibung:
MT940 ist ein standardisiertes SWIFT-Format für Kontoauszüge, das Banken zur elektronischen Übermittlung von Kontoinformationen an Geschäftskunden nutzen. Es basiert auf einem textbasierten Format mit festen Feldern und Tags.

Vorteile:

  • Weit verbreitet im internationalen Bankwesen.
  • Ermöglicht die automatische Verarbeitung von Kontoauszügen.
  • Unterstützt detaillierte Transaktionsinformationen.

Nachteile:

  • Zeilenbasiertes, nicht direkt menschenlesbares Format.
  • Keine native Unterstützung für hierarchische oder strukturierte Daten.
  • Unterschiedliche Bankimplementierungen können zu Interpretationsproblemen führen.

Empfehlung:
Geeignet für Unternehmen mit internationalen Bankverbindungen, die Kontoauszüge automatisiert verarbeiten müssen. Für moderne API-basierte Schnittstellen sind XML- oder JSON-Formate oft besser geeignet.

SEPA XML (Single Euro Payments Area XML)

Beschreibung:
SEPA XML ist das Standardformat für Zahlungsaufträge im einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum. Es basiert auf XML und wird für Überweisungen (SEPA Credit Transfer) sowie Lastschriften (SEPA Direct Debit) verwendet.

Vorteile:

  • Standardisiertes und maschinenlesbares XML-Format.
  • Erleichtert grenzüberschreitende Zahlungen in Europa.
  • Enthält detaillierte Informationen zu Zahlungen, Empfängern und Verwendungszwecken.

Nachteile:

  • Komplexe Spezifikation mit vielen Pflichtfeldern.
  • Fehlende oder falsche XML-Struktur kann zur Ablehnung durch Banken führen.
  • Nicht für Kontoauszüge, sondern nur für Zahlungsaufträge geeignet.

Empfehlung:
Optimal für Unternehmen, die regelmäßig SEPA-Zahlungen senden oder einziehen. Muss genau nach den Spezifikationen des EPC (European Payments Council) erstellt werden.

camt (Cash Management)

Beschreibung:
camt ist eine XML-basierte Familie von Nachrichtenformaten für Kontoauszüge und Zahlungsstatusmeldungen im SEPA-Raum. Wichtige camt-Varianten sind:

  • camt.052 (Kontoumsatzreporting)
  • camt.053 (Elektronischer Kontoauszug)
  • camt.054 (Avis für Einzelbuchungen)

Vorteile:

  • XML-basiert, maschinenlesbar und gut strukturiert.
  • Detaillierte Informationen zu Transaktionen mit Metadaten.
  • Kann automatisch verarbeitet und in ERP-Systeme integriert werden.

Nachteile:

  • XML kann durch seine Verschachtelung groß und komplex sein.
  • Unterschiede zwischen Banken erfordern oft Anpassungen.
  • Nicht alle Banken unterstützen alle camt-Varianten.

Empfehlung:
Geeignet für Unternehmen, die detaillierte Kontoauszüge oder Transaktionsavisierungen benötigen. Wird zunehmend als moderner Ersatz für MT940 genutzt.

CSV (Comma-Separated Values) für Transaktionen

Beschreibung:
CSV ist ein einfaches, tabellenbasiertes Textformat, das oft für den Export und Import von Finanzdaten verwendet wird.

Vorteile:

  • Einfach und leicht zu verarbeiten.
  • Von nahezu allen Programmen unterstützt (Excel, ERP-Systeme, Datenbanken).
  • Menschlich lesbar ohne spezielle Software.

Nachteile:

  • Keine feste Struktur oder Standardisierung für Banking-Daten.
  • Fehlende Validierungsmöglichkeiten können zu fehlerhaften Interpretationen führen.
  • Nicht optimal für komplexe Zahlungsinformationen.

Empfehlung:
Geeignet für einfache Datenaustausche, z. B. manuelle Importe und Exporte. Für automatisierte Bankkommunikation sind XML-Formate wie camt oder SEPA XML besser geeignet.