Die digitale Belegeinsicht

Das Amtsgericht Frankfurt am Main hat in seinem Urteil vom 2. Februar 2024 wichtige Anforderungen an die Rechtsgültigkeit digitaler Belege definiert:

• Inhaltliche Vollständigkeit: Ein zentrales Kriterium für die Rechtsgültigkeit digitaler Belege.
• Integrität und Authentizität: Das bedeutet, dass die Belege vor nachträglichen Veränderungen geschützt sein müssen und ihre Echtheit überprüfbar sein muss.
• Lesbarkeit: Sie müssen in einem Format vorliegen, das ohne spezielle Software oder besondere technische Kenntnisse geöffnet und gelesen werden kann.
• Nachvollziehbarkeit: Es muss erkennbar sein, wie die digitalen Belege erstellt, übermittelt und gespeichert wurden.
• Langfristige Verfügbarkeit und Archivierung: Digitale Belege müssen über den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum hinweg zugänglich und lesbar bleiben. 

Vor allem die Punkte "Integrität" und "Nachvollziehbarkeit" sind mit einem einfachen Scan und Ablage auf der lokalen Festplatte nicht zu erfüllen. Was muss man also tun?

1. Nachvollziehbarkeit

Damit nachvollziehbar bleibt, wie digitale Belege erstellt, übermittelt und gespeichert wurden, sind folgende Maßnahmen sinnvoll:

Protokollierung:

Nutzen Sie ein System, das alle relevanten Aktionen (Erstellung, Bearbeitung, Übertragung, Archivierung) lückenlos protokolliert.

Beispiele: Zeitstempel, Benutzeraktionen, Änderungen und Übertragungswege dokumentieren.

Diese Protokolle müssen manipulationssicher gespeichert werden.

Erstellungsmethoden dokumentieren:

Stellen Sie sicher, dass der Entstehungsprozess des Belegs klar definiert und dokumentiert ist (z. B. durch Vorlagen, standardisierte Eingabeformulare).

Vermerken Sie Metadaten wie Erstellungsdatum, Autor und Softwareversion.

Systematische Kennzeichnung:

Belege sollten eine eindeutige ID oder fortlaufende Nummerierung haben, damit sie im System eindeutig identifizierbar sind.

2. Schutz vor nachträglichen Veränderungen (Integrität und Authentizität)

Um sicherzustellen, dass Belege nicht nachträglich verändert werden können, sollten Sie folgende Maßnahmen umsetzen:

Digitale Signaturen:

Belege können mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden, die Manipulationen nachweislich verhindert.

Beispiel: Signatur- und Verschlüsselungsdienste wie D-Trust oder Signatursoftware gemäß eIDAS-Verordnung.

Hash-Werte:

Erstellen Sie Hash-Werte (z. B. SHA-256) für jeden Beleg und speichern Sie diese in einer sicheren Umgebung. Jede Veränderung am Beleg würde den Hash-Wert ungültig machen.

Schreibgeschützte Speicherung:

Speichern Sie die Belege in einem schreibgeschützten Format, z. B. PDF/A. Dieses Format ist speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt und verhindert nachträgliche Bearbeitungen.

Eine zusätzliche Speicherung auf WORM-Medien (Write Once, Read Many) wie spezielle Archivierungssysteme sorgt für weitere Sicherheit.

3. Langfristige Verfügbarkeit

Archivierungssysteme:

Nutzen Sie revisionssichere Archivierungssysteme (z. B. Systeme, die den Anforderungen der GoBD oder ISO 14641 entsprechen).

Stellen Sie sicher, dass sowohl die Belege als auch die zugehörigen Metadaten über den gesamten Aufbewahrungszeitraum zugänglich sind.

Formatkonformität:

Wählen Sie offene und etablierte Dateiformate wie PDF/A, um langfristige Lesbarkeit sicherzustellen.

Dokumentieren Sie die notwendigen technischen Anforderungen, um Belege auch in der Zukunft interpretieren zu können.

So erstellen Sie PDF/A-Dokumente

PDF/A ist ein spezielles PDF-Format, das für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde. Es stellt sicher, dass Dokumente auch in vielen Jahren noch lesbar und unverändert sind. Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie ein PDF/A-Dokument erstellen können.

1. Was ist PDF/A und warum ist es wichtig?

PDF/A unterscheidet sich von normalen PDFs durch:

• Eingebettete Schriftarten: Die Schriftarten sind im Dokument enthalten, sodass es immer korrekt angezeigt wird.
• Keine externen Abhängigkeiten: Es gibt keine Verknüpfungen zu externen Dateien oder Ressourcen.
• Verbot bestimmter Funktionen: Z. B. keine eingebetteten Videos oder verschlüsselten Inhalte.

PDF/A wird oft in Bereichen wie Recht, Steuern oder Archivierung verlangt.

2. Wie erstellt man PDF/A-Dokumente?

Alle mit INtex Hausverwaltung als PDF erstellten Abrechnungen sind Dokumente im PDF/A Format (ab Revision 2502).

Option 1: Direkt beim Speichern als PDF/A (z. B. in Word)

• Öffnen Sie Ihr Dokument in Word:
• Erstellen oder bearbeiten Sie Ihr Dokument wie gewohnt.
• Speichern als PDF/A:
• Gehen Sie auf Datei > Speichern unter und wählen Sie als Dateityp PDF.
• Klicken Sie auf Optionen (je nach Word-Version ein kleines Feld im Dialogfenster).
• Aktivieren Sie das Kästchen PDF/A-kompatibel erstellen.
• Speichern Sie das Dokument.

Option 2: Mit kostenlosem PDF-Drucker

Laden Sie einen PDF-Drucker herunter: Beispiele: PDF24, FreePDF oder PDFCreator. IInstallieren Sie das Programm auf Ihrem Computer.

Drucken als PDF/A:

• Öffnen Sie Ihr Dokument in einem beliebigen Programm (Word, Excel, Browser, etc.).
• Wählen Sie den PDF-Drucker aus (z. B. "PDF24").
• Beim Druckvorgang können Sie PDF/A als Format auswählen.
• Speichern Sie das erzeugte PDF.

Option 3: Mit spezieller PDF-Software

Verwenden Sie ein professionelles Tool: Beispiele: Adobe Acrobat Pro, Nitro PDF oder Foxit PhantomPDF. Diese Programme ermöglichen eine gezielte Erstellung und Prüfung von PDF/A-Dokumenten.

PDF/A erstellen:

• Öffnen Sie Ihr bestehendes PDF in der Software.
• Wählen Sie die Option Speichern als PDF/A oder PDF/A konvertieren.
• Befolgen Sie die Anweisungen und speichern Sie die Datei.

3. Nachprüfen, ob das PDF wirklich PDF/A ist

Nach der Erstellung können Sie überprüfen, ob das Dokument den PDF/A-Standard erfüllt:

Mit kostenfreien Tools

Verwenden Sie den PDF24 Reader oder den PDF/A Validator (Validate PDF/A. Free online tool to validate PDF/A files). Laden Sie Ihr PDF hoch, und das Tool zeigt an, ob es PDF/A-konform ist.

Mit Adobe Acrobat:

Öffnen Sie Ihr PDF in Adobe Acrobat Reader. Gehen Sie zu Datei > Eigenschaften > Standards und prüfen Sie, ob PDF/A angegeben ist.

4. Häufige Fehler vermeiden

• Keine Verknüpfungen zu externen Dateien: Stellen Sie sicher, dass alle Inhalte (z. B. Bilder) direkt eingebettet sind.
• Schriftarten einbetten: In den meisten Programmen ist dies automatisch aktiviert.
• Keine Verschlüsselung: Vermeiden Sie Passwörter oder andere Sicherheitsfunktionen, da diese in PDF/A nicht erlaubt sind.

5. Praktische Tipps

• Verwenden Sie, wenn möglich, moderne Programme wie Microsoft Word oder LibreOffice, die PDF/A direkt unterstützen.
• Speichern Sie wichtige Dokumente immer als PDF/A, wenn Sie diese langfristig aufbewahren müssen.
• Archivieren Sie die Dateien in einem ordentlichen Ordnersystem, damit sie leicht auffindbar sind.

Mit diesen einfachen Schritten können Sie PDF/A-Dokumente erstellen und sicherstellen, dass Ihre Dateien den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

PDF/A Formate

Die verschiedenen PDF/A-Formate sind Standards für archivierungssichere PDF-Dokumente. Sie definieren Anforderungen, um sicherzustellen, dass PDF-Dokumente langfristig reproduzierbar bleiben. Hier ein Überblick über die verschiedenen Formate und ihre Verwendungszwecke:

PDF/A-1 (ISO 19005-1, 2005)

Varianten:

PDF/A-1a (Zugänglichkeit, "Accessibility"):

• Unterstützt Strukturinformationen, die das semantische Lesen und Screenreader erleichtern.
• Geeignet, wenn Barrierefreiheit und strukturierte Inhalte (z. B. Tags) erforderlich sind.

PDF/A-1b (Grundlegende Archivierungssicherheit):

1. Konzentriert sich nur auf visuelle Reproduzierbarkeit.
2. Eher für einfache Archivierungszwecke, z. B. Scans ohne semantische Struktur.

Einschränkungen:

Unterstützt keine Transparenzen oder eingebettete OpenType-Schriften.

Basierend auf PDF 1.4.

PDF/A-2 (ISO 19005-2, 2011)

Varianten:

• PDF/A-2a: Beinhaltet Barrierefreiheit und semantische Struktur (wie PDF/A-1a).
• PDF/A-2b: Gewährleistet nur visuelle Reproduzierbarkeit (wie PDF/A-1b).

Vorteile gegenüber PDF/A-1:

• Unterstützt Transparenzen.
• Erlaubt eingebettete OpenType-Schriften.
• Ermöglicht die Verwendung von JPEG 2000 für effizientere Bildkomprimierung.
• Unterstützt PDF-Layer (Ebenen).
• Basierend auf PDF 1.7.

PDF/A-3 (ISO 19005-3, 2012)

Varianten:

• PDF/A-3a: Mit Barrierefreiheit und semantischer Struktur.
• PDF/A-3b: Nur visuelle Reproduzierbarkeit.

Besonderheit:

Ermöglicht das Einbetten beliebiger Dateiformate (z. B. Excel, XML), was es ideal für hybride Dokumente macht. Der eingebettete Inhalt darf jedoch nur ergänzend sein.

Einschränkung:

Eingebettete Dateiformate könnten gegen Archivierungsstandards verstoßen, da diese oft nicht langfristig reproduzierbar sind.

PDF/UA (Universal Accessibility)

Konzentriert sich ausschließlich auf Barrierefreiheit (z. B. für Screenreader oder für sehbehinderte Nutzer).

Unabhängig von PDF/A, aber kompatibel mit PDF/A-2 und PDF/A-3.