Die Personen-Umlage in Betriebskosten­abrechnungen

Der BGB-Paragraph 556a schreibt vor, dass  „Betriebskosten […] nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen“ sind. Insofern kennt das Bürgerliche Gesetzbuch und das darin verankerte Mietrecht nur die Umlage von Betriebskosten nach Quadratmetern. Trotzdem finden sich in vielen Betriebskostenabrechnungen teils viele weitere Umlagefaktoren, etwa nach Einheiten oder Personen.

Der BGB-Paragraph macht nämlich zwei wesentliche Einschränkungen. Die eine lautet, dass die Umlage nach Wohnfläche nur „vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften“ gilt. Eine solche Vorschrift stellt etwa die Heizkostenverordnung dar, die bestimmt, dass Kosten im Zusammenhang mit der Beheizung des Gebäudes und der Erzeugung von Warmwasser in einem festgelegten Teilungsverhältnis nach gemessenem Verbrauch und Quadratmetern (Grundkostenanteil) umzulegen sind.

Weiter heißt es in BGB §556a: „Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt.“ Die Heizkosten sind hierfür ein Beispiel und vom Gesetzgeber über die genannte Heizkostenverordnung geregelt worden.

Es gibt aber noch andere Kosten, die von einer „erfassten Verursachung“ durch den Mieter abhängen können – beispielsweise die Kosten der Müllentsorgung oder des Kaltwasserverbrauchs. Selbst ohne genaue Messung (Wasserzähler sind nicht vorhanden) oder direkte Zuordnung etwa von Müllbehältern zu einzeln Mietparteien, ist klar, dass etwa eine mehrköpfige Familie mehr Müll produzieren und Wasser verbrauchen wird als ein Single.

Diese nachvollziehbare Argumentation ist dann häufig die Grundlage für die Einführung einer personen-orientierten Umlage in der Betriebskostenabrechnung. Und damit fangen dann leider für viele Vermieter und Hausverwaltungen die Probleme erst richtig an, denn so einfach wie es scheint, gestaltet sich die Umsetzung der Personenumlage in der Praxis nämlich nicht.

Rechtliche Probleme

Zunächst muss die Umlage nach Personen im Mietverhältnis Anwendung finden können. Erste Voraussetzung hierfür ist, dass die Nebenkosten überhaupt abgerechnet und nicht etwa vom Mieter pauschal übernommen werden.

Da in BGB §556a nur die Umlage nach Quadratmeter namentlich genannt wird, ist die Umlage nach Personen zudem explizit im Mietvertrag mit den Mietern zu vereinbaren. Am besten unter Nennung der Kostenart, die nach Personen umgelegt werden soll und einer Definition, wer als Person für die Umlage gilt.

Hier gibt es einige Gestaltungsmöglichkeiten und auch -notwendigkeiten, etwa um (Klein-)Kinder anders abzurechnen als Erwachsene, Besucher von Untermietern oder Mitbewohnern zu unterscheiden. Auch eine Festlegung beispielsweise auf zwei Mieter ist zunächst schon mal hilfreich, wenn gleich auch nicht ausreichend – wie wir gleich sehen werden.

Das Amtsgericht Frankfurt/Main-Höchst geht davon aus, dass nach drei Monaten die normale Besuchszeit überschritten ist (AZ: Hö 3 C 5179/94). Nach diesem Zeitraum wäre also eine Änderung in der Personenzahl auch mit Blick auf die Abrechnungs-Gerechtigkeit für die anderen Mietparteien angebracht.

Damit Leerstände nicht dazu führen, dass Kosten ausschließlich auf die verbliebenen Mieter umgelegt werden, hat der BGH zudem entschieden, dass der Vermieter zum Beispiel die Kosten für die Hausbeleuchtung oder den Fahrstuhl anteilig selbst tragen muss, wenn er als Umlageschlüssel nicht den Flächenanteil der Wohnungen an der Gesamtfläche zugrunde legt (Urteil vom 31.05.2006, Az.: VIII ZR 159/05). Ein Leerstand ist somit mit einer Person anzusetzen.

Praktische Probleme

In der Praxis ergeben sich weitere Probleme, die vor allem mit der Feststellung der tatsächlichen Personenzahl zusammenhängen. Wenn Sie denken, Sie könnten hier rein nach dem Mietvertrag oder etwa den Daten des Einwohnermeldeamts abrechnen, liegen Sie falsch: Der BGH entschied, dass der Vermieter bei vereinbarter Umlage nach Personenzahl nicht auf das amtliche Einwohnermelderegister zurückgreifen kann, um die Belegung des Hauses zu ermitteln – die Daten sind einfach zu wenig belastbar. Eine Umlage von Betriebskosten nach Kopfzahl setze deshalb voraus, dass der Vermieter die tatsächliche Belegung der einzelnen Wohnungen feststellt – zumindest für bestimmte Stichtage. Dass dies mit einem höheren Aufwand und mit Schwierigkeiten verbunden sein mag, vermag laut BGH daran nichts zu ändern (Urteil vom 23.01.2008, Aktenzeichen: VIII ZR 82/07).

Somit sind Sie als Hausverwalter oder Vermieter in der Pflicht, regelmäßig die Personenzahl in den Wohnungen festzustellen. Das kann aber erhebliche Probleme nach sich ziehen:

1. Der Mieter muss Sie nicht in die Wohnung lassen, das Zählen von Zahnbürsten oder die Überprüfung der Bettenzahl wäre nicht angemessen.
2. Der Mieter könnte Sie über die wahre Bewohnerzahl belügen oder im Unklaren lassen – er würde damit bares Geld sparen, was eine gewisse Motivation darstellen könnte. Wie wollen Sie das rechtlich unterbinden oder überhaupt erst feststellen? Soll ein Privat-Detektiv den Hauseingang überwachen und Strichlisten führen, wer wann das Haus betritt oder verläßt?
3. Bei wechselnden Besuchern und Verhältnissen könnte es sehr schwer werden festzustellen, welcher Besucher nun wann zum Bewohner mutiert oder den Bewohnerstatus auch wieder verliert.
4. Bei Geburten ergibt sich die Frage, ab wann denn ein Neugeborenes als Bewohner zählen soll – zum Tag der Geburt (Sie müssten sich die Geburtsurkunde aushändigen lassen) oder beim Einzug in das Kinderzimmer, was etwa bei einer Frühgeburt zeitlich weit auseinander liegen kann. Allein die diesbezügliche Befragung birgt einiges Peinlichkeits-Potential, wenn der Mieter nicht von sich aus den neuen Weltenbürger bei Ihnen „anmeldet“.
5. Ähnlich verhält es sich mit Todesfällen. Gilt der Mieter erst als „ausgezogen“, wenn er tatsächlich verstorben ist? Wollen Sie dazu die Sterbeurkunde einsehen? Was ist, wenn der Bewohner vor dem Tod möglicherweise monatelang im Krankenhaus lag? Ihre diesbezügliche Nachfragerei könnte als pietätlos angesehen werden.

Und für die Datenübernahme etwa vom Müllversorger dürfte das gleiche gelten wie für die Einsicht ins Melderegister – die Daten könnten schlicht falsch sein.

Rechnerische Probleme

Es gibt nicht zuletzt auch rechnerische Probleme und Schwierigkeiten bei der Darstellung der Personenzahlen in der Abrechnung, selbst dann, wenn alle Zahlen stimmen und unwidersprochen bleiben sollten.

1. Rechnen Sie auch Kleinkinder schon als 1 Person oder doch lieber nur mit 0,5 Personen?
2. Rechnen Sie tag-genau, monatsgenau oder in Zeiträumen zwischen Ihren Stichtagen zur Ermittlung des Personenstandes?
3. Da die Berechnungen immer schnell zu Bruchzahlen führen, stellt sich die Frage der Rundungen und ab wann gerundet werden soll. Je höher die umzulegende Kostenposition, desto stärker verändert eine Rundung das Ergebnis in Euro. Und bei Geld hört die Freundschaft ja bekanntlich schnell auf. Umgekehrt wäre auch eine Berechnung ohne jegliche Rundung im Zweifel angreifbar, weil die Grunddaten ja entweder schon nicht tag-genau ermittelt wurden oder stimmen und die Rechnung dann nur eine Genauigkeit vorgaukelt, die inhaltlich gar nicht gegeben ist.

In allen Fällen werden im Ergebnis Bruchzahlen herauskommen, die per se schwer zu verstehen sind. Solange jemand das ganze Jahr über mit 2 Personen in der Wohnung wohnt, ist eine Personenzahl 2 leicht nachvollziehbar. Diese Nachvollziehbarkeit ist aber schnell dahin, wenn etwa eine Wohnung nur vier Monate belegt wird. Dann wird aus der 2 nämlich eine 2*4/12=0,666666 als durchschnittliche Personenzahl. Einen gewissen mathematischen Ausweg stellt die Darstellung als Personentage oder Personenmonate dar. Bei Monaten wären die zwei Bewohner für vier Monate dann acht Personenmonate.

Die Gesamtpersonenzahl ist noch schwieriger zu ermitteln und darzustellen, da hier auch noch die Schnitte oder Personentage/-monate der Parteien zu kumulieren sind. Das kann ohne aufwändige Berechnung und Offenlegung aller Zahlen niemand mehr auf Anhieb nachhalten – allein dieses Rechenwerk kann den Rahmen einer Abrechnung sprengen, sofern das Haus nur groß genug und die Fluktuation hoch ist.

Was also tun?

Im Fazit kann man eigentlich nur festhalten, dass die Personenumlage aus rechtlichen und vor allem praktischen Gründen untauglich ist, eine unstrittige Abrechnung zu erzeugen. Zum Glück haben Sie als Vermieter die rechtliche Möglichkeit, für den nächsten Abrechnungszeitraum die Umlageart zu ändern. Der Vermieter kann den gewählten Umlageschlüssel nachträglich und einseitig unter den Voraussetzungen des BGB §556 a Abs. 2 ändern. Diese Änderung des Umlageschlüssels kann einseitig durch Erklärung in Textform vor Beginn eines Abrechnungszeitraums für die zukünftigen Nebenkosten erfolgen.

Nur wie ändern? Im Falle des Wasserverbrauchs ist immer der Einbau von Wasserzählern ratsam. Das kostet zwar Geld, ist aber für die Zukunft absolut transparent und rechtssicher.

Beim Müll wären direkt den Mietern zugeordnete Mülltonnen mit Abschließbarkeit der Behältnisse eine Lösung. Wer dann mehr Müll erzeugt, kann bei der Hausverwaltung ja eine größere oder weitere Tonne anfordern, was die Berechnung klar macht.

Unter Umständen ist so viel Aufwand aber auch gar nicht notwendig. Sie können sich immer auf BGB §556a und die darin alleinig genannte Umlage nach Wohnfläche zurückziehen. In den meisten Fällen dürfte es nämlich eine direkte Beziehung zwischen der Wohnfläche und der Personenzahl geben – jedenfalls ist kaum anzunehmen, dass in einer 30 QM Wohnung mehr Personen als in einer 100 QM Wohnung wohnen – zumindest nicht im gleichen Gebäude. Spielen Sie mal rechnerisch durch, wie sich die Abrechnungsdaten beim Wechsel von Personen- auf Quadratmeter-Umlage verändern würden – vielleicht sind Sie erstaunt, wie wenig sich im konkreten Fall ändert.