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Online-Festplatten für Hausverwalter und Vermieter

1. Geeignete Ordnerstrukturen anlegen

Eine gut organisierte Ordnerstruktur ist entscheidend für eine effiziente Verwaltung von Immobilien. Hier ist eine empfohlene Struktur:

Hauptordner: „Immobilienverwaltung“

  • Unterordner für jedes Objekt/Haus: Benennen Sie diese nach der Adresse oder dem Objektnamen, z. B. „Musterstraße 123“.
    • Unterordner „Wohnungen/Einheiten“: Für jede Wohneinheit einen separaten Ordner anlegen, z. B. „WE 01“.
      • Unterordner „Mieter/Eigentümer“: Hier legen Sie Ordner für jeden Mieter oder Eigentümer an, z. B. „Max Mustermann“.
        • Unterordner „Verträge“: Ablage von Mietverträgen, Zusatzvereinbarungen etc.
        • Unterordner „Korrespondenz“: Briefe, E-Mails, etc.
        • Unterordner „Rechnungen“: Betriebskostenabrechnungen, Mietrechnungen etc.
      • Unterordner „Allgemeine Dokumente“: Dokumente, die für die gesamte Wohnungseinheit relevant sind, wie etwa Energieausweise.
    • Unterordner „Allgemeine Dokumente Haus“: Gebäudedokumentationen, Hausmeisterverträge, Versicherungen etc.

2. Wege zum Upload von Dateien

Anleitung zum Hochladen von Dateien auf OneDrive (Teil von Office 365)

  1. Anmeldung: Öffnen Sie Ihren Webbrowser und melden Sie sich bei OneDrive mit Ihrem Office 365-Konto an.
  2. Ordner auswählen: Navigieren Sie in die entsprechende Ordnerstruktur (z. B. „Musterstraße 123/WE 01/Max Mustermann“).
  3. Dateien hochladen:
    • Drag & Drop: Ziehen Sie die Datei(en) von Ihrem Computer direkt in den Ordner im OneDrive-Fenster.
    • Manueller Upload:
      1. Klicken Sie auf „Hochladen“ im oberen Menü.
      2. Wählen Sie „Dateien“ oder „Ordner“.
      3. Wählen Sie die gewünschten Dateien oder den gesamten Ordner von Ihrem Computer aus.
      4. Klicken Sie auf „Öffnen“, um den Upload zu starten.

3. Online-Erstellung von Word und Excel Dateien mit Office 365

Erstellung von Word- oder Excel-Dokumenten direkt in OneDrive

  1. Ordner öffnen: Navigieren Sie in den entsprechenden Ordner, in dem das Dokument gespeichert werden soll.
  2. Dokument erstellen:
    1. Klicken Sie auf „Neu“ im oberen Menü.
    2. Wählen Sie „Word-Dokument“ oder „Excel-Arbeitsmappe“ aus.
    3. Das Dokument öffnet sich in einem neuen Fenster in der Online-Version von Word oder Excel.
    4. Erstellen Sie das Dokument und es wird automatisch gespeichert.
    5. Schließen Sie das Fenster, um zurück zu OneDrive zu gelangen. Ihr Dokument ist jetzt im ausgewählten Ordner verfügbar.

4. Verwendung von Office Lens für Scans oder Fotos

Anleitung zur Verwendung von Office Lens für Uploads auf OneDrive

  1. App installieren: Laden Sie die Office Lens App auf Ihr Smartphone (verfügbar für iOS und Android).
  2. Dokumente scannen:
    1. Öffnen Sie die Office Lens App.
    2. Wählen Sie den gewünschten Modus (z. B. „Dokument“).
    3. Fotografieren Sie das Dokument.
    4. Passen Sie den Bildausschnitt an und klicken Sie auf „Bestätigen“.
  3. Speichern und Hochladen:
    1. Nach dem Scan wählen Sie „In OneDrive speichern“.
    2. Wählen Sie den passenden Ordner in Ihrer OneDrive-Struktur aus.
    3. Das Dokument wird nun automatisch hochgeladen.

5. Freigabe von Dateien oder Ordnern

Anleitung zur Freigabe an Mieter, Eigentümer oder Gruppen

  1. Freigabe einrichten:
    1. Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, den Sie freigeben möchten.
    2. Klicken Sie auf das Freigabe-Symbol (ein stilisiertes Rechteck mit einem Pfeil nach oben).
    3. Im Freigabemenü haben Sie zwei Optionen:
      • Link kopieren: Erzeugt einen Freigabelink, den Sie per E-Mail oder Nachricht versenden können. Hier können Sie einstellen, ob die Empfänger die Datei nur ansehen oder auch bearbeiten dürfen.
      • Personen einladen: Geben Sie die E-Mail-Adresse der Personen ein, die Zugriff erhalten sollen. Wählen Sie, ob sie nur anzeigen oder auch bearbeiten dürfen.
    4. Optional können Sie die Freigabe mit einem Ablaufdatum versehen oder einen Kennwortschutz einrichten.
  2. Freigabe an Gruppen:
    • Für einzelne Häuser/WEG: Sie können Ordner auch an Gruppen freigeben, indem Sie eine Verteilerliste oder mehrere E-Mail-Adressen eingeben.
    • Für alle Mieter oder Eigentümer: Erstellen Sie eine Gruppe innerhalb von Office 365 oder verwenden Sie eine bestehende Gruppe, um einen Ordner mit mehreren Personen gleichzeitig zu teilen.

Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeit, die Freigabeberechtigungen jederzeit anzupassen oder die Freigabe wieder zu entziehen.

Mit dieser Anleitung können Sie als Hausverwalter oder Vermieter effizient und sicher Dokumente organisieren, verwalten und mit relevanten Parteien teilen.