Bearbeitung, Speicherung, Druck, Weiterleitung

Weiterverarbeitung von Adobe Acrobat PDF Dateien

PDFs (Portable Document Format) sind aus dem modernen Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Sie bieten eine universelle Plattform, um Dokumente unabhängig von Software, Hardware oder Betriebssystemen darzustellen. Doch die Nutzung von PDFs beschränkt sich nicht nur auf das Anzeigen oder Ausdrucken. In diesem Artikel betrachten wir verschiedene Möglichkeiten der Weiterverarbeitung von PDFs, einschließlich Kommentierung, Druck, Versand, Speicherung, Verschlagwortung und inhaltlicher Änderung, und gehen dabei auch auf relevante Datenschutzaspekte gemäß DSGVO ein.

1. Kommentierung von PDFs

Die Kommentierung von PDFs ist eine zentrale Funktion, die es Benutzern ermöglicht, Anmerkungen, Notizen und Markierungen in ein Dokument einzufügen, ohne den eigentlichen Inhalt zu verändern.

  • Adobe Acrobat: Adobe Acrobat ist das wohl bekannteste Tool zur PDF-Verarbeitung. Mit Acrobat können Benutzer Kommentare, Textmarkierungen, Notizen und sogar Audio-Kommentare hinzufügen. Auch das Einfügen von Stempeln und die Überprüfung von Kommentaren durch andere Benutzer sind möglich.

  • Bordmittel von Windows und macOS: Sowohl Windows als auch macOS bieten grundlegende Möglichkeiten zur Kommentierung von PDFs. Unter Windows 10/11 kann der integrierte „Microsoft Edge“-Browser zum Öffnen und Kommentieren von PDFs genutzt werden. macOS-Nutzer können die Vorschau-App verwenden, die ebenfalls Funktionen wie Textmarkierung, Notizen und das Hinzufügen von Formen bietet.

Kommentierung mit Adobe Acrobat

Schritt 1: Öffnen Sie das PDF-Dokument in Adobe Acrobat.

Schritt 2: Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf „Werkzeuge“ und wählen Sie „Kommentieren“ aus. Alternativ können Sie die Funktion auch über das Menü „Ansicht“ > „Werkzeuge“ > „Kommentieren“ aktivieren.

Schritt 3: Nutzen Sie die Werkzeuge in der oberen Leiste, um Kommentare, Notizen und Markierungen hinzuzufügen:

  • Textkommentar hinzufügen: Wählen Sie das Textwerkzeug aus und klicken Sie an die Stelle im Dokument, an der Sie den Kommentar platzieren möchten. Geben Sie Ihren Text ein.
  • Text hervorheben, unterstreichen oder durchstreichen: Wählen Sie das entsprechende Werkzeug aus und ziehen Sie es über den Textbereich, den Sie markieren möchten.
  • Notizen hinzufügen: Klicken Sie auf das Notizsymbol und dann an die Stelle im Dokument, an der die Notiz erscheinen soll. Geben Sie Ihren Kommentar in das sich öffnende Fenster ein.
  • Stempel hinzufügen: Klicken Sie auf das Stempelsymbol, wählen Sie einen Stempel aus und platzieren Sie ihn im Dokument.

Schritt 4: Speichern Sie das kommentierte Dokument, indem Sie auf „Datei“ > „Speichern unter“ klicken und einen Speicherort auswählen.

Kommentierung mit Bordmitteln von Windows (Microsoft Edge)

Schritt 1: Öffnen Sie das PDF-Dokument mit Microsoft Edge (Rechtsklick auf die Datei > „Öffnen mit“ > „Microsoft Edge“).

Schritt 2: Verwenden Sie die integrierten Werkzeuge am oberen Rand des Browsers:

  • Text markieren: Klicken Sie auf das Textmarkierungssymbol, wählen Sie eine Farbe aus und markieren Sie den gewünschten Text.
  • Kommentar hinzufügen: Klicken Sie auf das Kommentarsymbol, markieren Sie den gewünschten Textbereich, und ein Kommentarfenster erscheint, in das Sie Ihre Notiz eingeben können.
  • Freihand zeichnen: Klicken Sie auf das Stift-Symbol, wählen Sie eine Farbe und eine Strichstärke aus, und zeichnen Sie frei auf dem Dokument.

Schritt 3: Speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf das Speichersymbol klicken oder das Dokument schließen und den Speichervorgang bestätigen.

Kommentierung mit Bordmitteln von macOS (Vorschau-App)

Schritt 1: Öffnen Sie das PDF-Dokument mit der Vorschau-App (Standardprogramm für PDFs auf macOS).

Schritt 2: Klicken Sie auf das Anmerkungswerkzeug (Stift-Symbol) in der Symbolleiste, um die Anmerkungsfunktionen zu aktivieren.

Schritt 3: Verwenden Sie die folgenden Anmerkungswerkzeuge:

  • Text hinzufügen: Wählen Sie das „Text“-Werkzeug aus und klicken Sie an die Stelle, an der Sie den Text hinzufügen möchten.
  • Text markieren: Wählen Sie das Markierungswerkzeug aus und ziehen Sie es über den gewünschten Text.
  • Formen und Zeichnungen: Fügen Sie Linien, Kreise, Rechtecke oder Freihandzeichnungen hinzu, indem Sie das entsprechende Symbol auswählen und es im Dokument platzieren.

Schritt 4: Speichern Sie das bearbeitete PDF-Dokument, indem Sie auf „Datei“ > „Speichern“ klicken.

2. Drucken von PDFs

Das Drucken von PDFs ist eine der grundlegendsten Funktionen. Dabei ist es wichtig, die Qualität des Ausdrucks sowie etwaige Datenschutzaspekte zu berücksichtigen.

  • Einstellungsmöglichkeiten: Sowohl unter Windows als auch unter macOS bieten Druckdialoge die Möglichkeit, Druckqualität, Seitenanpassung und andere Einstellungen zu steuern. Dies ist besonders bei Dokumenten wichtig, die für offizielle Zwecke ausgedruckt werden müssen.

  • Datenschutzaspekte: Beim Drucken von sensiblen PDFs sollten Benutzer sicherstellen, dass Drucker in sicheren Netzwerken betrieben werden und keine unbefugten Personen Zugriff auf Ausdrucke haben. Besonders in Büroumgebungen ist es ratsam, Druckaufträge erst nach Authentifizierung des Nutzers (z.B. über PIN) auszugeben.

3. Versand von PDFs unter Berücksichtigung der DSGVO

Der Versand von PDFs per E-Mail ist weit verbreitet, birgt jedoch Datenschutzrisiken, besonders wenn die Dokumente sensible Informationen enthalten.

  • Verschlüsselung und Passwortschutz: Um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden, sollten PDFs, die per E-Mail verschickt werden, verschlüsselt und mit einem Passwort geschützt sein. Die Verschlüsselung kann in Programmen wie Adobe Acrobat oder auch mit kostenlosen Tools durchgeführt werden.

  • Sichere Versandmethoden: Statt eines unverschlüsselten E-Mail-Anhangs können sensible PDFs über sichere Dateiübertragungsdienste (wie OneDrive mit Freigabelinks) versendet werden, wobei der Zugriff durch Kennwörter und Ablaufdaten der Links eingeschränkt werden sollte.

4. Speicherung auf Online-Festplatten wie OneDrive

Die Speicherung von PDFs auf Cloud-Diensten wie OneDrive bietet Flexibilität, bringt aber auch Herausforderungen in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit mit sich.

  • Verschlüsselung in der Cloud: PDFs sollten, wenn möglich, verschlüsselt in der Cloud gespeichert werden. OneDrive und ähnliche Dienste bieten inzwischen standardmäßig eine serverseitige Verschlüsselung an, allerdings ist die zusätzliche clientseitige Verschlüsselung vor dem Upload ebenfalls empfehlenswert.

  • Zugriffsrechte und Freigaben: Benutzer sollten darauf achten, dass Zugriffsrechte auf Dokumente korrekt konfiguriert sind, sodass nur berechtigte Personen auf die PDFs zugreifen können. Regelmäßige Überprüfungen der Freigaben sind sinnvoll, um versehentliche Zugriffe zu verhindern.

5. Verschlagwortung in Dokumentenmanagementsystemen (DMS)

Die Verschlagwortung von PDFs ist ein wichtiger Schritt, um Dokumente in einem DMS effizient zu organisieren und wiederzufinden.

  • Automatische Verschlagwortung: Moderne DMS bieten Funktionen zur automatischen Verschlagwortung von PDFs anhand des Inhalts. Dabei werden Schlüsselwörter aus dem Text extrahiert und dem Dokument zugeordnet.

  • Manuelle Verschlagwortung: In Fällen, in denen die automatische Verschlagwortung nicht ausreicht, können Benutzer manuell Schlüsselwörter zuweisen, die speziell für das Dokument relevant sind.

6. Revisionssichere Speicherung von PDFs

Die revisionssichere Speicherung von PDFs ist in vielen Branchen, insbesondere im Finanz- und Rechtswesen, von entscheidender Bedeutung.

  • Merkmale der Revisionssicherheit: Eine revisionssichere Speicherung erfordert, dass Dokumente unveränderlich, nachvollziehbar und fälschungssicher archiviert werden. Dies wird oft durch die Verwendung von speziellen Archivsystemen erreicht, die Versionierung und Audit-Trails unterstützen.

  • DSGVO-Konformität: Zusätzlich zur Revisionssicherheit muss auch die DSGVO-Konformität gewährleistet werden, insbesondere was die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten betrifft. Hierbei ist es wichtig, dass Löschfristen und Zugriffsrechte genau definiert und eingehalten werden.

Die revisionssichere Speicherung von PDFs ist in vielen Branchen, insbesondere im Finanz- und Rechtswesen, von entscheidender Bedeutung. Eine revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass Dokumente unveränderlich, nachvollziehbar und fälschungssicher gespeichert werden. Hier ist eine konkrete Anleitung, wie Sie revisionssicher archivieren können:

Schritt 1: Auswahl eines geeigneten Archivsystems

Wählen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das revisionssichere Archivierung unterstützt. Bekannte Lösungen sind zum Beispiel:

  • DocuWare
  • ELO Digital Office
  • DATEV DMS

Diese Systeme bieten Funktionen wie Versionierung, Audit-Trails und Zugriffskontrollen.

Schritt 2: Einrichtung des Systems

Konfigurieren Sie das DMS so, dass es den Anforderungen der Revisionssicherheit entspricht:

  • Unveränderbarkeit: Stellen Sie sicher, dass Dokumente nach dem Hochladen nicht mehr bearbeitet werden können.
  • Protokollierung: Aktivieren Sie die Protokollierungsfunktion, um alle Zugriffe und Änderungen an den Dokumenten zu überwachen.
  • Zugriffsrechte: Definieren Sie klare Zugriffsrechte, sodass nur autorisierte Personen auf die archivierten Dokumente zugreifen können.

Schritt 3: Hochladen und Verschlagwortung der Dokumente

Laden Sie die zu archivierenden PDFs in das DMS hoch und verschlagworten Sie sie:

  • Verschlagwortung: Ordnen Sie jedem Dokument aussagekräftige Schlagworte zu, die eine spätere Suche erleichtern.
  • Metadaten: Erfassen Sie relevante Metadaten (z.B. Erstellungsdatum, Dokumententyp), um die Dokumente korrekt zu archivieren.

Schritt 4: Sicherstellung der Revisionssicherheit

Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Anforderungen der Revisionssicherheit eingehalten werden:

  • Audit-Trail prüfen: Stellen Sie sicher, dass alle Zugriffe und Aktionen korrekt protokolliert werden.
  • Datensicherungen durchführen: Erstellen Sie regelmäßige Backups der archivierten Dokumente, um Datenverlust zu vermeiden.
  • Rechtskonformität überwachen: Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Archivierungsprozesse den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere hinsichtlich der DSGVO.

Schritt 5: Zugriff und Wiederherstellung

Stellen Sie sicher, dass die archivierten Dokumente bei Bedarf leicht wiederhergestellt werden können:

  • Volltextsuche: Nutzen Sie die Volltextsuche des DMS, um archivierte Dokumente schnell zu finden.
  • Wiederherstellung: Stellen Sie sicher, dass das DMS eine einfache Wiederherstellung von Dokumenten ermöglicht, ohne dabei die Revisionssicherheit zu gefährden.

7. Inhaltliche Änderung von nichtgeschützten PDFs

PDFs, die nicht durch ein Passwort oder andere Mittel geschützt sind, können inhaltlich geändert werden.

  • Import in Word: Eine der einfachsten Methoden, um ein PDF zu bearbeiten, ist der Import in Microsoft Word. Dabei wird das PDF in ein bearbeitbares Word-Dokument konvertiert. Diese Methode eignet sich besonders gut für textbasierte PDFs, kann aber bei komplexen Layouts und Grafiken zu Formatierungsproblemen führen.

  • Bearbeitung mit Adobe Acrobat: Adobe Acrobat Pro bietet erweiterte Funktionen zur Bearbeitung von PDFs, einschließlich der direkten Änderung von Text und Grafiken im Dokument. Diese Methode ist präziser, erfordert aber auch ein kostenpflichtiges Abonnement.

Fazit

Die Weiterverarbeitung von PDFs bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, die weit über das bloße Betrachten hinausgehen. Ob Kommentierung, Drucken, Versand unter Einhaltung der DSGVO, Speicherung in der Cloud, Verschlagwortung in einem DMS, revisionssichere Archivierung oder inhaltliche Änderung – jedes dieser Themenfelder erfordert ein gewisses Maß an Kenntnis der technischen Werkzeuge und der rechtlichen Rahmenbedingungen. Durch den bewussten Umgang mit PDFs können Benutzer sicherstellen, dass Dokumente nicht nur effektiv genutzt, sondern auch sicher und datenschutzkonform verarbeitet werden.

Umgang mit PDF-Dateien

PDF-Dateien (Portable Document Format) sind ein universelles Format zum Speichern und Weitergeben von Dokumenten mit Text, Grafiken und festem Layout. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie PDFs öffnen, bearbeiten, kommentieren, archivieren, drucken, per E-Mail versenden und in Word weiterverarbeiten können.

1. Öffnen von PDF-Dateien

Zum Öffnen von PDF-Dateien stehen Ihnen mehrere Programme und Browser zur Verfügung:

  • Adobe Acrobat Reader: Der weit verbreitete PDF-Viewer. Die kostenlose Version ermöglicht das Anzeigen, Drucken und Kommentieren von PDFs.
  • MacOS Vorschau: Das Standardprogramm auf Mac-Rechnern, das einfache Bearbeitungs- und Anmerkungsfunktionen bietet.
  • Browser: Browser wie Chrome, Firefox, Safari und Edge öffnen PDFs direkt im Fenster. Diese Funktion ermöglicht das schnelle Anzeigen und Drucken von PDFs.

2. Kommentierung von PDFs

Mit vielen PDF-Programmen können Sie Anmerkungen und Kommentare hinzufügen. Konkrete Beispiele für die Kommentarfunktion sind:

  • Adobe Acrobat (kostenlos und Pro):
    • Textanmerkungen: Sie können Text hinzufügen, der auf den Seiten erscheint, ähnlich wie Notizzettel.
    • Unterstreichungen und Hervorhebungen: Wichtiges kann unterstrichen oder markiert werden, um es hervorzuheben.
    • Einkreisungen und Freihandzeichnungen: Zeichnen Sie Formen oder umkreisen Sie Abschnitte für visuelle Hinweise.
    • Acrobat Pro bietet zusätzlich das Erstellen von Formularen und das Hinzufügen von Signaturen.
  • MacOS Vorschau:
    • Textnotizen und Markierungen (Hervorheben, Durchstreichen) sind ebenfalls verfügbar.
    • Auch das Einfügen von Unterschriften ist eine praktische Funktion.
  • Browser: Zwar können PDFs in Browsern angezeigt werden, die Kommentarfunktion ist jedoch eingeschränkt. Für vollständige Kommentierungsmöglichkeiten nutzen Sie besser Programme wie Adobe Acrobat oder Online-Tools.

3. Archivierung von PDFs

PDFs können sowohl lokal als auch in Cloud-Diensten archiviert werden:

  • Lokale Speicherung:
    • Speichern Sie PDFs auf Ihrem Computer, einer externen Festplatte oder einem USB-Stick.
  • Cloud-Dienste:
    • OneDrive: PDFs können gespeichert, bearbeitet und freigegeben werden. OneDrive ist in Microsoft Office integriert.
    • Google Drive: Ermöglicht das Speichern und Online-Bearbeiten von PDFs. PDFs können in Google Docs konvertiert werden.
    • Dropbox: Bietet sichere Speicherung und einfache Zusammenarbeit an PDF-Dokumenten. Kommentare lassen sich direkt in der Dropbox-Oberfläche hinzufügen.
    • iCloud Drive: Cloud-Speicher für Apple-Geräte, der eine nahtlose Synchronisierung von PDFs auf verschiedenen Geräten ermöglicht.

4. Drucken von PDFs

Das Drucken von PDFs ist in verschiedenen Programmen einfach möglich:

  • Adobe Acrobat und MacOS Vorschau bieten in den Menüs unter "Datei" → "Drucken" umfassende Druckoptionen an.
  • In Browsern können Sie PDFs ebenfalls direkt drucken, indem Sie die Datei im Browser öffnen und Strg/Cmd + P verwenden.
  • Druckoptionen wie einzelne Seiten, beidseitiger Druck oder das Drucken mehrerer Seiten pro Blatt stehen zur Verfügung.

5. Versenden von PDFs per E-Mail

PDFs lassen sich leicht als E-Mail-Anhänge versenden:

  • Outlook, Gmail, Apple Mail und andere E-Mail-Dienste ermöglichen das einfache Anhängen von PDFs an Nachrichten.
  • Ziehen Sie die PDF-Datei per Drag-and-Drop direkt in die E-Mail.
  • Direktes Versenden aus Adobe Acrobat: Viele Programme wie Adobe Acrobat bieten die Option, PDFs direkt aus der Anwendung per E-Mail zu versenden.

6. Verarbeitung von PDFs in Word

PDF-Dateien können in Microsoft Word geöffnet und bearbeitet werden. Hier einige konkrete Beispiele, was möglich ist:

  • Kopf- und Fußzeilen mit Seitennummern: In Word können Sie PDFs bearbeiten, indem Sie Kopfzeilen mit dem Titel des Dokuments oder Fußzeilen mit Seitennummern hinzufügen.
  • Lebende Kolumnentitel: Bei längeren Dokumenten können Sie Kolumnentitel verwenden, um den Abschnitt oder das Kapitel auf jeder Seite zu zeigen.
  • Manuelle Seitenumbrüche: Fügen Sie Seitenumbrüche ein, um die Struktur eines Dokuments zu ändern oder neue Abschnitte zu beginnen.
  • Ergänzung von Diagrammen: Sie können in Word Grafiken, Diagramme oder Tabellen hinzufügen, die das PDF-Dokument ursprünglich nicht enthielt.
  • PDF zu Word-Konvertierung:
    • Microsoft Word (Versionen ab 2013) kann PDFs direkt öffnen und in ein editierbares Word-Dokument umwandeln. Diese Funktion ist nützlich, um Dokumente zu überarbeiten oder zu erweitern.
    • Adobe Acrobat Pro: Bietet präzisere Konvertierungen in Word, Excel und andere Office-Formate.
    • Online-Konverter: Es gibt zahlreiche kostenlose Online-Dienste, die PDFs in Word-Dokumente umwandeln können (z. B. Smallpdf, PDF2Doc).

7. Zusammenführen und Aufteilen von PDFs

PDFs können zusammengefügt oder aufgeteilt werden:

  • Adobe Acrobat Pro: Mit dieser Software können Sie mehrere PDFs zusammenführen oder bestimmte Seiten extrahieren.
  • MacOS Vorschau: Auf Mac-Geräten lassen sich Seiten aus verschiedenen PDFs kombinieren oder entfernen, indem Sie mehrere Dateien öffnen und die gewünschten Seiten per Drag-and-Drop zusammenstellen.
  • Online-Tools: Websites wie iLovePDF oder PDFsam bieten kostenlose Möglichkeiten zum Zusammenfügen und Aufteilen von PDFs.

Fazit

PDFs sind äußerst vielseitig und lassen sich auf verschiedene Weise öffnen, bearbeiten und archivieren. Dank der Integration in Programme wie Adobe Acrobat, MacOS Vorschau und Cloud-Diensten wie Google Drive oder OneDrive können Sie Dokumente einfach organisieren und kommentieren. Besonders praktisch sind die Konvertierungsmöglichkeiten nach Word, um Dokumente weiter zu bearbeiten oder mit zusätzlichen Inhalten wie Diagrammen oder Kopfzeilen zu versehen.