Umgang mit PDF-Dateien

PDF-Dateien (Portable Document Format) sind ein universelles Format zum Speichern und Weitergeben von Dokumenten mit Text, Grafiken und festem Layout. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie PDFs öffnen, bearbeiten, kommentieren, archivieren, drucken, per E-Mail versenden und in Word weiterverarbeiten können.

1. Öffnen von PDF-Dateien

Zum Öffnen von PDF-Dateien stehen Ihnen mehrere Programme und Browser zur Verfügung:

  • Adobe Acrobat Reader: Der weit verbreitete PDF-Viewer. Die kostenlose Version ermöglicht das Anzeigen, Drucken und Kommentieren von PDFs.
  • MacOS Vorschau: Das Standardprogramm auf Mac-Rechnern, das einfache Bearbeitungs- und Anmerkungsfunktionen bietet.
  • Browser: Browser wie Chrome, Firefox, Safari und Edge öffnen PDFs direkt im Fenster. Diese Funktion ermöglicht das schnelle Anzeigen und Drucken von PDFs.

2. Kommentierung von PDFs

Mit vielen PDF-Programmen können Sie Anmerkungen und Kommentare hinzufügen. Konkrete Beispiele für die Kommentarfunktion sind:

  • Adobe Acrobat (kostenlos und Pro):
    • Textanmerkungen: Sie können Text hinzufügen, der auf den Seiten erscheint, ähnlich wie Notizzettel.
    • Unterstreichungen und Hervorhebungen: Wichtiges kann unterstrichen oder markiert werden, um es hervorzuheben.
    • Einkreisungen und Freihandzeichnungen: Zeichnen Sie Formen oder umkreisen Sie Abschnitte für visuelle Hinweise.
    • Acrobat Pro bietet zusätzlich das Erstellen von Formularen und das Hinzufügen von Signaturen.
  • MacOS Vorschau:
    • Textnotizen und Markierungen (Hervorheben, Durchstreichen) sind ebenfalls verfügbar.
    • Auch das Einfügen von Unterschriften ist eine praktische Funktion.
  • Browser: Zwar können PDFs in Browsern angezeigt werden, die Kommentarfunktion ist jedoch eingeschränkt. Für vollständige Kommentierungsmöglichkeiten nutzen Sie besser Programme wie Adobe Acrobat oder Online-Tools.

3. Archivierung von PDFs

PDFs können sowohl lokal als auch in Cloud-Diensten archiviert werden:

  • Lokale Speicherung:
    • Speichern Sie PDFs auf Ihrem Computer, einer externen Festplatte oder einem USB-Stick.
  • Cloud-Dienste:
    • OneDrive: PDFs können gespeichert, bearbeitet und freigegeben werden. OneDrive ist in Microsoft Office integriert.
    • Google Drive: Ermöglicht das Speichern und Online-Bearbeiten von PDFs. PDFs können in Google Docs konvertiert werden.
    • Dropbox: Bietet sichere Speicherung und einfache Zusammenarbeit an PDF-Dokumenten. Kommentare lassen sich direkt in der Dropbox-Oberfläche hinzufügen.
    • iCloud Drive: Cloud-Speicher für Apple-Geräte, der eine nahtlose Synchronisierung von PDFs auf verschiedenen Geräten ermöglicht.

4. Drucken von PDFs

Das Drucken von PDFs ist in verschiedenen Programmen einfach möglich:

  • Adobe Acrobat und MacOS Vorschau bieten in den Menüs unter "Datei" → "Drucken" umfassende Druckoptionen an.
  • In Browsern können Sie PDFs ebenfalls direkt drucken, indem Sie die Datei im Browser öffnen und Strg/Cmd + P verwenden.
  • Druckoptionen wie einzelne Seiten, beidseitiger Druck oder das Drucken mehrerer Seiten pro Blatt stehen zur Verfügung.

5. Versenden von PDFs per E-Mail

PDFs lassen sich leicht als E-Mail-Anhänge versenden:

  • Outlook, Gmail, Apple Mail und andere E-Mail-Dienste ermöglichen das einfache Anhängen von PDFs an Nachrichten.
  • Ziehen Sie die PDF-Datei per Drag-and-Drop direkt in die E-Mail.
  • Direktes Versenden aus Adobe Acrobat: Viele Programme wie Adobe Acrobat bieten die Option, PDFs direkt aus der Anwendung per E-Mail zu versenden.

6. Verarbeitung von PDFs in Word

PDF-Dateien können in Microsoft Word geöffnet und bearbeitet werden. Hier einige konkrete Beispiele, was möglich ist:

  • Kopf- und Fußzeilen mit Seitennummern: In Word können Sie PDFs bearbeiten, indem Sie Kopfzeilen mit dem Titel des Dokuments oder Fußzeilen mit Seitennummern hinzufügen.
  • Lebende Kolumnentitel: Bei längeren Dokumenten können Sie Kolumnentitel verwenden, um den Abschnitt oder das Kapitel auf jeder Seite zu zeigen.
  • Manuelle Seitenumbrüche: Fügen Sie Seitenumbrüche ein, um die Struktur eines Dokuments zu ändern oder neue Abschnitte zu beginnen.
  • Ergänzung von Diagrammen: Sie können in Word Grafiken, Diagramme oder Tabellen hinzufügen, die das PDF-Dokument ursprünglich nicht enthielt.
  • PDF zu Word-Konvertierung:
    • Microsoft Word (Versionen ab 2013) kann PDFs direkt öffnen und in ein editierbares Word-Dokument umwandeln. Diese Funktion ist nützlich, um Dokumente zu überarbeiten oder zu erweitern.
    • Adobe Acrobat Pro: Bietet präzisere Konvertierungen in Word, Excel und andere Office-Formate.
    • Online-Konverter: Es gibt zahlreiche kostenlose Online-Dienste, die PDFs in Word-Dokumente umwandeln können (z. B. Smallpdf, PDF2Doc).

7. Zusammenführen und Aufteilen von PDFs

PDFs können zusammengefügt oder aufgeteilt werden:

  • Adobe Acrobat Pro: Mit dieser Software können Sie mehrere PDFs zusammenführen oder bestimmte Seiten extrahieren.
  • MacOS Vorschau: Auf Mac-Geräten lassen sich Seiten aus verschiedenen PDFs kombinieren oder entfernen, indem Sie mehrere Dateien öffnen und die gewünschten Seiten per Drag-and-Drop zusammenstellen.
  • Online-Tools: Websites wie iLovePDF oder PDFsam bieten kostenlose Möglichkeiten zum Zusammenfügen und Aufteilen von PDFs.

Fazit

PDFs sind äußerst vielseitig und lassen sich auf verschiedene Weise öffnen, bearbeiten und archivieren. Dank der Integration in Programme wie Adobe Acrobat, MacOS Vorschau und Cloud-Diensten wie Google Drive oder OneDrive können Sie Dokumente einfach organisieren und kommentieren. Besonders praktisch sind die Konvertierungsmöglichkeiten nach Word, um Dokumente weiter zu bearbeiten oder mit zusätzlichen Inhalten wie Diagrammen oder Kopfzeilen zu versehen.