Ein Überblick und Beispiele

Feldfunktionen in Microsoft Word

Einführung

Microsoft Word ist weit mehr als ein einfaches Textverarbeitungsprogramm. Eine der mächtigsten Funktionen, die Word bietet, sind die Feldfunktionen. Mit diesen lassen sich dynamische Inhalte in Dokumente einfügen, wie z.B. Berechnungen, Datumseinträge, automatische Textaktualisierungen und vieles mehr. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Feldfunktionen in Word, zeigt, wie man sie einfügt und verwendet, und bietet konkrete Beispiele für praktische Anwendungen, insbesondere im Bereich der Rechenfunktionen.

1. Einfügen von Feldfunktionen

1.1. Automatisches Einfügen über die Benutzeroberfläche

1. Klicken Sie an die Stelle im Dokument, an der Sie das Feld einfügen möchten.
2. Gehen Sie zu "Einfügen" > "Schnellbausteine" > "Feld". Es öffnet sich ein Dialogfeld.
3. Wählen Sie die gewünschte Feldfunktion aus der Liste im Dialogfeld aus. Hier sehen Sie eine Übersicht der verschiedenen verfügbaren Felder, wie z.B. Date, Page, NumPages, etc.
4. Passen Sie die Feldfunktion an, indem Sie zusätzliche Optionen im Dialogfeld auswählen oder ändern.
5. Klicken Sie auf "OK", um das Feld einzufügen.

1.2. Manuelles Einfügen mit der Tastenkombination

Alternativ können Sie ein Feld auch direkt manuell einfügen:

1. Drücken Sie Strg + F9. Dadurch werden geschweifte Klammern {} an der aktuellen Cursorposition eingefügt.
2. Geben Sie den Feldbefehl zwischen den Klammern ein, z.B. { DATE } für das aktuelle Datum.
3. Aktualisieren Sie das Feld durch Drücken von F9, um das Ergebnis der Feldfunktion anzuzeigen.

2. Anzeigen des Codes und der Ergebnisse von Feldfunktionen

2.1. Umschalten zwischen Code und Ergebnis

• Code anzeigen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld und wählen Sie "Feldfunktionen umschalten". Alternativ können Sie Alt + F9 drücken, um alle Feldfunktionen im Dokument umzuschalten.
• Ergebnis anzeigen: Wenn der Code sichtbar ist, drücken Sie erneut Alt + F9, um wieder das Ergebnis anzuzeigen.

2.2. Aktualisieren von Feldfunktionen

Um sicherzustellen, dass die Ergebnisse Ihrer Feldfunktionen immer auf dem neuesten Stand sind, können Sie sie mit F9 aktualisieren. Um alle Felder im Dokument zu aktualisieren, drücken Sie Strg + A (alles markieren) und dann F9.

3. Gruppen von Feldfunktionen im Überblick

Microsoft Word bietet eine Vielzahl von Feldfunktionen, die in verschiedene Kategorien unterteilt sind:

• Datum und Uhrzeit: z.B. DATE, TIME
• Seitenzahlen und Referenzen: z.B. PAGE, NUMPAGES
• Dokumentinformationen: z.B. AUTHOR, TITLE, FILESIZE
• Berechnungen: z.B. = (Formel)
• Verknüpfungen und Referenzen: z.B. HYPERLINK, REF
• Formularfelder: z.B. FORMCHECKBOX, FORMTEXT
• Funktionen für Index und Inhaltsverzeichnis: z.B. TOC, INDEX

4. Beispiele für die Anwendung von Feldfunktionen

4.1. Berechnungen mit Feldfunktionen

Die Feldfunktion = ermöglicht mathematische Berechnungen direkt in Word-Dokumenten. Dies ist besonders nützlich, um Formeln und Werte automatisch zu berechnen und darzustellen.

4.1.1. Berechnung des Bruttobetrags aus einem Nettobetrag

Angenommen, Sie möchten den Bruttobetrag eines Artikels berechnen, dessen Nettobetrag 100 Euro beträgt, und die Mehrwertsteuer beträgt 19%.

• Einfügen der Berechnungsformel: { =100*1.19 \# "0.00" }

  • Erklärung:
    • 100 ist der Nettobetrag.
    • 1.19 ist der Faktor zur Berechnung des Bruttobetrags bei 19% Mehrwertsteuer.
    • \# "0.00" formatiert das Ergebnis mit zwei Dezimalstellen.

• Ergebnis: Word zeigt nach der Aktualisierung des Felds den Wert 119,00 an.

4.1.2. Berechnung der Differenz zwischen zwei Datumsangaben in Tagen

Angenommen, Sie haben zwei Datumsangaben und möchten die Anzahl der Tage dazwischen berechnen:

• Einfügen der Datumsfelder:

  • Erster Tag: { CREATEDATE \@ "dd.MM.yyyy" }
  • Zweiter Tag: { DATE \@ "dd.MM.yyyy" }

• Berechnung der Differenz in Tagen:

  • Verwenden Sie { = (DATE - CREATEDATE) } für die Differenzberechnung.

• Ergebnis: Word zeigt die Anzahl der Tage zwischen den beiden Datumsangaben an.

4.2. Weitere nützliche Beispiele

Neben den bereits genannten Beispielen gibt es zahlreiche weitere Feldfunktionen, die im Arbeitsalltag mit Microsoft Word häufig verwendet werden. Hier sind einige gängige Anwendungen:

4.2.1. Automatisches Einfügen des Dokumentenpfads

Um den vollständigen Pfad des aktuellen Dokuments anzuzeigen:

• Feldbefehl: { FILENAME \p }

  • Erklärung:
    • FILENAME gibt den Namen des Dokuments aus.
    • \p fügt den vollständigen Pfad hinzu.

• Ergebnis: Zeigt beispielsweise C:\Benutzer\Name\Dokumente\MeinDokument.docx an.

4.2.2. Einfügen des Erstellungsdatums des Dokuments

Um das Datum anzuzeigen, an dem das Dokument erstellt wurde:

• Feldbefehl: { CREATEDATE \@ "dd.MM.yyyy" }

  • Erklärung:
    • CREATEDATE zeigt das Erstellungsdatum des Dokuments.
    • \@ "dd.MM.yyyy" formatiert das Datum im Tag.Monat.Jahr-Format.

• Ergebnis: Zeigt beispielsweise 25.04.2023 an.

4.2.3. Einfügen der Gesamtseitenzahl

Um die Gesamtanzahl der Seiten im Dokument anzuzeigen:

• Feldbefehl: { NUMPAGES }

• Ergebnis: Zeigt beispielsweise 15 an, wenn das Dokument 15 Seiten lang ist.

4.2.4. Einfügen der aktuellen Seitenzahl

Um die aktuelle Seitenzahl anzuzeigen, auf der sich der Cursor befindet:

• Feldbefehl: { PAGE }

• Ergebnis: Zeigt beispielsweise 3 an, wenn der Cursor auf Seite 3 steht.

4.2.5. Erstellen eines dynamischen Inhaltsverzeichnisses

Um ein automatisch aktualisierbares Inhaltsverzeichnis zu erstellen:

• Feldbefehl: { TOC \o "1-3" \h \z \u }

  • Erklärung:
    • TOC steht für Table of Contents.
    • \o "1-3" umfasst die Überschriftenebenen 1 bis 3.
    • \h fügt Hyperlinks hinzu.
    • \z versteckt die Tabulatoren.
    • \u verwendet die Outline-Levels.

• Ergebnis: Ein Inhaltsverzeichnis, das automatisch die entsprechenden Überschriften und Seitenzahlen einfügt und bei Änderungen im Dokument aktualisiert werden kann.

4.2.6. Einfügen von Querverweisen

Um auf andere Teile des Dokuments zu verweisen, wie z.B. Abbildungen oder Tabellen:

• Feldbefehl: { REF _Ref123456 \h }

  • Erklärung:
    • REF verweist auf ein bestimmtes Lesezeichen oder eine Referenz.
    • _Ref123456 ist das interne Lesezeichen, das Word für die referenzierte Stelle erstellt.
    • \h fügt einen Hyperlink zum Querverweis hinzu.

• Ergebnis: Ein klickbarer Verweis, der den Leser zur referenzierten Stelle im Dokument führt.

4.2.7. Einfügen der Gesamtwörterzahl

Um die Gesamtanzahl der Wörter im Dokument anzuzeigen:

• Feldbefehl: { NUMWORDS }

• Ergebnis: Zeigt beispielsweise 2.345 an, wenn das Dokument 2.345 Wörter enthält.

4.2.8. Einfügen von If-Bedingungen

Um bedingte Inhalte basierend auf bestimmten Kriterien anzuzeigen:

• Feldbefehl: { IF { MERGEFIELD Status } = "Genehmigt" "Ihr Antrag wurde genehmigt." "Ihr Antrag wurde abgelehnt." }

  • Erklärung:
    • IF prüft eine Bedingung.
    • { MERGEFIELD Status } ist ein Platzhalter für ein Datenfeld, das den Status enthält.
    • Abhängig vom Status wird entweder "Ihr Antrag wurde genehmigt." oder "Ihr Antrag wurde abgelehnt." angezeigt.

• Ergebnis: Dynamische Textanzeige basierend auf dem Wert des Status-Feldes.

4.2.9. Einfügen von Makro-Ergebnissen

Um die Ausgabe eines VBA-Makros in das Dokument einzufügen:

• Feldbefehl: { MACROBUTTON MyMacro "Klicken Sie hier, um das Makro auszuführen." }

  • Erklärung:
    • MACROBUTTON erstellt einen klickbaren Button.
    • MyMacro ist der Name des VBA-Makros, das ausgeführt wird.
    • Der angezeigte Text ist "Klicken Sie hier, um das Makro auszuführen."

• Ergebnis: Ein klickbarer Text, der das angegebene Makro ausführt, wenn er angeklickt wird.

4.2.10. Einfügen des letzten Bearbeitungsdatums

Um das Datum anzuzeigen, an dem das Dokument zuletzt gespeichert oder geändert wurde:

• Feldbefehl: { SAVEDATE \@ "dd.MM.yyyy" }

  • Erklärung:
    • SAVEDATE zeigt das Datum der letzten Speicherung an.
    • \@ "dd.MM.yyyy" formatiert das Datum im Tag.Monat.Jahr-Format.

• Ergebnis: Zeigt beispielsweise 30.08.2024 an, wenn das Dokument zuletzt am 30. August 2024 gespeichert wurde.

Erweiterte Anwendungen von Feldfunktionen

Neben den grundlegenden Beispielen gibt es fortgeschrittene Anwendungen von Feldfunktionen, die die Funktionalität von Word weiter erweitern:

4.3.1. Verschachtelte Feldfunktionen

Feldfunktionen können innerhalb anderer Feldfunktionen verwendet werden, um komplexere Operationen durchzuführen. Zum Beispiel:

• Beispiel: { IF { NUMPAGES } > 10 "Das Dokument ist umfangreich." "Das Dokument ist kompakt." }
  • Erklärung: Prüft, ob die Gesamtseitenzahl größer als 10 ist, und zeigt entsprechend eine Nachricht an.

4.3.2. Verwendung von SWITCH und FORMAT

Mit SWITCH und FORMAT können Feldfunktionen weiter angepasst und formatiert werden:

• Beispiel: { SET myVar "1234.567" } { =myVar \# "#,##0.00" }
  • Erklärung: Setzt eine Variable myVar auf den Wert 1234.567 und formatiert diese mit Tausendertrennzeichen und zwei Dezimalstellen, was 1.234,57 ergibt.

4.3.3. Dynamische Inhaltssteuerung mit LISTNUM

Um nummerierte Listen dynamisch zu steuern:

• Beispiel: { LISTNUM \l 1 }
  • Erklärung: Fügt eine nummerierte Listennummer ein, die sich automatisch aktualisiert, wenn neue Listenelemente hinzugefügt oder entfernt werden.

Tipps und Tricks für die Arbeit mit Feldfunktionen

• Felder aktualisieren: Nach dem Einfügen oder Ändern von Feldern können Sie alle Felder im Dokument aktualisieren, indem Sie Strg + A (alles markieren) und dann F9 drücken.
• Feldfunktionen anzeigen/verbergen: Mit Alt + F9 können Sie alle Feldcodes im Dokument ein- oder ausblenden, was die Bearbeitung erleichtert.
• Vorsicht bei komplexen Formeln: Bei komplexen Berechnungen oder verschachtelten Feldern kann es hilfreich sein, die Feldcodes schrittweise aufzubauen und regelmäßig zu überprüfen.
• Dokumentationszwecke: Nutzen Sie die Möglichkeit, Feldfunktionen zu kommentieren oder zu dokumentieren, um die Wartbarkeit des Dokuments zu erhöhen.

Schlusswort

Feldfunktionen in Microsoft Word sind ein leistungsfähiges Werkzeug, das weit über einfache Textverarbeitung hinausgeht. Durch die Automatisierung von Berechnungen, die Integration dynamischer Inhalte und die Anpassung von Dokumentinformationen ermöglichen sie eine effiziente und flexible Dokumentgestaltung. Besonders für Benutzer, die regelmäßig mit Berichten, Rechnungen oder anderen datenintensiven Dokumenten arbeiten, können Feldfunktionen erheblich zur Produktivität und Genauigkeit beitragen. Mit den vorgestellten Beispielen und Tipps können Sie beginnen, die vielfältigen Möglichkeiten von Feldfunktionen in Ihren eigenen Word-Dokumenten zu nutzen.