➀ Was ist ein Benutzer? Benutzer ist ein Anwender der Cloud- oder Server-Lösung, der über ein eigenes Login mit Benutzername und Passwort und ein auf ihn zugeschnittenes Set an Benutzerrechten verfügt. Ein Account-Sharing, also das Teilen eines Benutzerzugangs mit mehreren Anwendern, ist lizenzrechtlich untersagt. Dies hat vor allem rechtliche Gründe:

• Mit Blick auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist es bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ratsam, dass jeder Anwender seinen eigenen Benutzerzugang hat. Nur so kann gesetzeskonform nachgewiesen werden, wer wann welche Datenlage wie verändert hat.
• Nur mit dedizierten Benutzerzugängen kann einzelnen Mitarbeitern etwa auch das Recht zur Löschung oder Änderung von Einträgen verwehrt, gar die Einsicht in bestimmte, vertrauliche Daten untersagt werden.
• Über die Audit-Funktionen der Datenbank können Aktionen wie Anlage, Ändern und Löschen von Daten einzelnen Nutzern zugeordnet werden. Dies ist u.U. arbeitsrechtlich notwendig, um einen Mitarbeiter z.B. abmahnen oder gar kündigen zu können.

Benutzer sind nicht die zu verwaltenden Adressen, Mitarbeiter, Kunden, Interessenten oder Mieter und auch nicht die benutzten Geräte – ein Benutzer kann beliebig viele Daten anlegen und verarbeiten und der Benutzer kann auch diverse Geräte vom Smartphone über Tablet bis hin zu Computern mit der Lösung nutzen.