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Archivierung

Als Firma sind Sie zur Archivierung Ihres Mail-Verkehrs verpflichtet (Wikipedia). Mit den Desktop-Versionen der verschiedenen Mail-Clients wird eine zentrale Archivierung aber unübersichtlich bis schwierig, wenn nicht gar unmöglich.

Mit INtex Mail dagegen können Sie zentralisiert und automatisiert auf einem Server alle Mails sichern. Dabei sind verschiedene Vorgehensweisen denkbar:

  • Selektive Archivierung über eine zentrale Archiv-Adresse: Sie richten eine Email-Adresse nur zu Archivierungszwecken ein, etwa archiv@firma.de und INtex Mail zieht und speichert nur die Mails dieses Mail-Accounts. In diesem Szenario können und müssen die Mitarbeiter die Mails, die sie für archivierenswert halten, in BCC Blindkopie an die Archiv-Adresse weiterleiten. Alternativ könnten die Mails auch in einen IMAP-Ordner Archiv verschoben werden und INtex Mail berücksichtigt nur diesen Archivordner. Es werden so nur die wirklich wichtigen Mails zentral archiviert und nicht möglicherweise auch jeder Spam.
  • Komplett-Archivierung: Zusätzlich zu den Email-Clients der Mitarbeiter zieht auch INtex Mail samt und sonders einfach alle Mails von allen Postfächern aller Mitarbeiter. So stellen Sie eine Komplettarchivierung aller Ein- und Ausgangsmails sicher, ohne dass irgendein Mitarbeiter damit mehr Aufwand hat oder an irgendetwas denken muss. Allerdings sind möglicherweise dann auch Mails in der Archivierung, die nicht unbedingt archiviert werden müßten. Bei den heutigen Speichermedien stellt die schiere Datenmenge im Zweifel aber kein Problem mehr dar.

Um die vom Gesetzgeber verlangte Revisionssicherheit darzustellen, ist eine Speicherung der Datenbank auf WORM (Write once, read many) Datenträgern empfehlenswert. INtex Mail schützt die Mails bereits in der Programmoberfläche vor Löschung und Manipulation und sichert den Zugang zu den Mail-Accounts über Benutzername und Passwort. Außerdem wird in einem Audit-Log jegliche Aktivität in der Datenbank mitgeschrieben.

Im Gegensatz zum IMAP-Server bei Ihrem Mail-Provider, weist der Speicher von INtex Mail keinerlei Begrenzungen auf, denn die Plattengröße Ihres Servers können Sie selbst bestimmen. Auch Mail-Postkörbe mit vielen und großen Anhängen sind also problemlos auch über die gesetzlich verlangte 10 Jahresfrist hinweg zu sichern.

Archivierung

Automatisierung

INtex Mail empfängt nicht nur die Mails von einem oder vielen Postfächern, sondern kann diese auch automatisiert verarbeiten. Setzen Sie z.B. Mails nach bestimmten Kriterien automatisch auf gelesen oder archiviert. Für die spätere Auswertung am spannendsten ist aber die Kategorisierung der Mails nach beliebig vielen Regeln. Diese werden durch einen Cronjob am Server automatisch zu den von Ihnen vorgegebenen Uhrzeiten und Intervallen abgearbeitet.

Sollte all dies nicht reichen, kann Ihr Datenbank-Systemadministrator mit MySQL Prozeduren auch für weitere Automatismen sorgen. So könnten Bestellungen automatisch in die Auftragsdatenbank übertragen werden, Anfragen an das CRM System weitergeleitet werden, Anhänge in ein Dokumenten-Management-System übernommen werden.

Per ODBC eingerichtete Reports arbeiten automatisch immer mit den aktuellsten Daten aus der Datenbank.

Export-Funktionen nach Excel, CSV, XML und SQL erlauben auch die Weiterverarbeitung in Systemen, die sich nicht online anbinden lassen.

Speziell zur Verarbeitung von Anhängen gibt es eine eigene Medien-Ansicht in INtex Mail, die nur die Mails mit Anhängen aufführt und einen Export der verschiedenen Dokumente erlaubt. Die Absender-Ansicht ist das Pendant für den Export von Mail-Adressen für künftige Rund-Mails z.B. via Mail-Chimp. Die Mail-Anhänge stehen auch über den Datei-Browser des Betriebssystems oder FTP zur Verfügung, da diese in einem Ordner des Dateisystems gespeichert werden.

Installieren Sie INtex Mail auf ihrer Webpräsenz als Cloud-Lösung, ist INtex Mail auch für die Automatisierung mit Webservices wie Zapier und Integromat zugänglich.

 

Automatisierung

Auswertung

Normalerweise stehen die Mails in einer Mail-Software nur sehr eingeschränkten Möglichkeiten der Auswertung zur Verfügung. Die Suche nach einer Mail ist dabei schon oft die einzige Option. In INtex Mail ist das anders, denn hier können Sie die Daten z.B. nach Kategorie, Absender und Eingangsdatum als Diagramm auswerten und haben auch statistische Berichte nach Absender und Kategorie zur Verfügung. Und die Kategorisierung wird auch vorgenommen, weil sie sich voll automatisieren läßt.

Auf diese Weise können Sie etwa wichtige Daten für das Marketing und Controlling gewinnen: Zu welchen Themen etwa kommen die meisten Anfragen? Wo würde sich das Texten einer Standardantwort-Mail lohnen? Welcher Kunde hat das größte Support-Aufkommen und sollte z.B. auf eine Schulung angesprochen werden? An welchen Wochentagen laufen die meisten Mails ein - wann sollte also etwa das Personal durch Hilfskräfte im Helpdesk aufgestockt werden?

Da INtex Mail als Server die Mail-Eingänge aller Postfächer sammeln kann, ist diese Auswertung auch Abteilungs- und Mitarbeiter-übergreifend möglich.

Zur Auswertbarkeit der Mails zählen auch Features wie die integrierte Wiedervorlage von Mails und die Möglichkeit, zu jeder Mail eine interne Notiz zu verfassen. Und natürlich können Sie die Mails durchsuchen und filtern.

 

Auswertung

Anbindung

Anders als die gängigen Email-Programme, stellt INtex Mail keine Insellösung dar, die mit keinem anderen Programm kommuniziert und interagiert. Vielmehr können Sie ganz einfach z.B. ein CRM-System mit INtex Mail verknüpfen oder umgekehrt von Mails aus INtex Mail zu den betreffenden Adressen eine Verbindung herstellen. Das ist über einfache Links zu bewerkstelligen.

https://www.ihrserver.de/intexmail/mail_messages_list.php?q=%28from_email~equals~test%40test.de%29&tab=read&orderby=dmaildate

etwa verbindet von jeder beliebigen Anwendung aus zu allen Mails des Absenders test@test.de in INtex Mail. Einen solchen Link können Sie sogar in einem Textdokument speichern oder in OneNote oder in Excel. In jedem Fall aber können Sie auf diesem Weg alle INtex Anwendungen mit INtex Mail verlinken.

Und umgekehrt können Sie in INtex Mail zu anderen Anwendungen - allen voran natürlich den INtex Anwendungen - verknüpfen. Ein Link wie

https://www.intex-publishing.de/hausverwaltungplus/Adressen_list.php?q=%28Email~contains~support%40intex-publishing.de%29&tab=all&orderby=aKurzname

führt zum Beispiel zu der Adresse des Mail-Absenders support@intex-publishing.de in der INtex Hausverwaltung. Durch die Verwendung einer Variablen (#EMAIL#) für die Email-Adresse ist der Link so dynamisch anzulegen, dass er automatisch auf jede Email passt.

Und damit nicht genug: Da INtex Mail die Daten von Ein- und Ausgangsmails in einer zugänglichen MySQL Datenbank und nicht in exotischen oder gar proprietären eigenen Datenformaten speichert, ist auch jederzeit ein Zugriff über PHP/SQL Programmierung, ODBC, SQL-basierende Report-Generatoren etc. möglich.

Integration

INtex Mail als Mail Client

Bei all den Vorteilen von INtex Mail, warum nicht den ganzen Schritt gehen und INtex Mail auch als Mail Client einsetzen? Gründe gäbe es genug, sofern Ihre Anwender nicht von einer gewissen Umgewöhnung abgeschreckt werden:

  • INtex Mail für Backend und Client hätte den Vorteil, dass alle Daten an einer Stelle gespeichert werden, es zu keiner doppelten Datenhaltung kommt. Zudem würden Administration und Anwender mit der gleichen Software und damit der gleichen Oberfläche arbeiten.
  • INtex Mail muss auf den Clients nicht installiert und aktualisiert werden - es läuft ja im Browser. Der Aufwand für den Betrieb der Mail-Clients entfällt also. Aktualisieren Sie den Server, sind die Clients automatisch mit aktualisiert.
  • INtex Mail weist eine moderne Browser-Oberfläche auf, die sich responsiv auf die Bildschirmgröße des jeweiligen Geräts einstellt.
  • INtex Mail läuft vom Smartphone über Tablets bis hin zu Desktop-Computern mit allen, wirklich allen Betriebssystemen. Also kein Grund auf MacOS mit Apple Mail, auf Windows mit Outlook etc. zu arbeiten und die unterschiedlichsten Programme supporten zu müssen.
  • INtex Mail erlaubt die zentrale Kontrolle über alle Mail-Accounts und den Zugriff darauf - die Sicherheit liegt bei der IT.
  • Signaturen pro Mail-Account werden automatisch jeder Mail hinzugefügt. Rechtspflicht zur Signatur ...
  • INtex Mail bietet eine Textbaustein- und Vorlagenfunktion, wodurch Standardmails besonders einfach geschrieben werden.
  • INtex Mail bietet alle Features, die Sie von einer modernen Mail-Software erwarten, etwa filterbare und sortierbare Ansichten von Ein- und Ausgangsmails, Ansicht der Mails nach Themen, Empfang und Versand von HTML Mails mit Anhängen, Word-ähnlicher Texteditor für die Anlage der Mail, Signatur pro Postfach, Weiterleitung von Mails, Entwürfe uvm.

Mail

Bilinguale Software

Damit auch Ihre internationalen, englisch-sprachigen Mitarbeiter Mails verwalten und im Team mitarbeiten können, weist INtex Mail eine zweisprachige Oberfläche Deutsch / Englisch auf. Der Anwender kann beim Login und jederzeit während der Benutzung die Sprache umschalten. Die Spracheinstellungen des Browsers dienen als Voreinstellung.

 

Englisch