Fragen und Antworten zum Thema Reisekostenabrechnung

Häufige Fragen zum Thema Reisekostenabrechnung in Kurzform

Die 12 häufigsten Fragen zum Thema Reisekostenabrechnung sind:

1. Ist Reisezeit Arbeitszeit?

Ja, seit 2018 gilt die Reisezeit einer Geschäftsreise als Arbeitszeit.

2. Können Unternehmer Verpflegungsmehraufwand geltend machen?

Ja, die Pauschalen können auch von Selbständigen und Freiberuflern genutzt werden. INtex Reise enthält alle Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung aller Länder seit 2016.

3. Wie werden Verpflegungsmehraufwendungen bei Flugreisen berechnet?

Es gelten spezielle Sätze für den Verpflegungsmehraufwand bei Flugreisen.

4. Wie muss der Verpflegungsmehraufwand gekürzt werden?

Kürzungen erfolgen, wenn man während der Geschäftsreise durch den Arbeitgeber verpflegt wird. INtex Reise berücksichtigt alle Kürzungen wegen Einladungen, Kostenübernahme durch den Arbeitgeber oder in der Übernachtung enthaltener Frühstücke.

5. Warum ist die Übernachtungspauschale in Deutschland so gering?

Die Pauschalen sind im Vergleich zu anderen Ländern von Bundesfinanzministerium niedriger angesetzt. Die Pauschalen werden jedes Jahr im Dezember neu festgelegt und vom Ministerium veröffentlicht. In INtex Reise werden diese Änderungen dann zeitnah und automatisch eingepflegt.

6. Welche Pauschalen gelten für Übernachtungen?

Es gibt festgelegte Pauschalen für Übernachtungskosten. In INtex Reise sind alle Übernachtungspauschalen enthalten.

7. Wie werden Fahrtkosten berechnet?

Es gibt eine "Taxiformel" zur Kilometerberechnung bei Taxifahrten. INtex Reise berechnet auch Kilometergelder.

8. Was beinhaltet das Bundesreisekostengesetz (BRKG)?

Das BRKG regelt die Erstattung von Reisekosten für Bundesbedienstete.

9. Wie werden Reisekosten erstattet?

Es gibt spezifische Richtlinien zur Reisekostenvergütung für In- und Auslandsdienstreisen.

10. Was sind die lohnsteuerlichen Behandlungen von Reisekosten?

Es gibt eine Übersicht zur lohnsteuerlichen Behandlung von Reisekosten.

11. Wie werden Trennungsgelder berechnet?

Informationen dazu finden sich im Merkblatt Anwärter-Info. Siehe Quellen.

12. Welche Erstattungsansprüche gibt es nach dem Tarifvertrag für Auszubildende des öffentlichen Dienstes (TVAöD)?

Eine Kurzübersicht gibt Auskunft über Erstattungsansprüche nach dem TVAöD².

Quellen:

BVA - Infos und Merkblätter zur Reisekostenabrechnung. Mehr ...

BVA - Homepage - Häufige Fragen zum Bundesreisekostengesetz. Mehr ...

Wer legt die Pauschalsätze für Verpflegung und Übernachtungen nach welchen Kriterien fest?

Die Pauschalsätze für Verpflegung und Übernachtungen werden in Deutschland vom Gesetzgeber festgelegt. Hier sind einige wichtige Informationen dazu:

Verpflegungspauschalen in Deutschland

Die Höhe der Verpflegungspauschalen wird durch den Paragrafen 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes geregelt.

Für Geschäftsreisen im Inland gelten unterschiedliche Pauschalen:

• Bei einer dienstlich bedingten Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden beträgt die Pauschale 14 Euro.
• Für eine ganztägige Abwesenheit von 0:00 bis 24:00 Uhr liegt die Pauschale bei 28 Euro.
• Bei Dienstreisen, die unter acht Stunden dauern, werden keine Auslagen erstattet.

Die im Rahmen des Wachstumschancengesetzes beschlossene Anpassung der Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand ist allerdings noch nicht rechtskräftig, da das Gesetz bisher nicht parlamentarisch bestätigt wurde.

Verpflegungspauschalen im Ausland

Die Pauschalen für das Ausland werden vom Bundesfinanzministerium (BMF) festgelegt.

Die Höhe der Pauschalen variiert je nach Reiseziel und Dauer der beruflichen Reise.

Rechtliche Hintergründe:

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein Pauschalbetrag, der Mitarbeitende auf Geschäftsreisen in ihren Kosten für Essen und Trinken unterstützt.

Die Pauschalen berücksichtigen gestiegene Lebenshaltungs- und Reisekosten.

Welche Kürzungen gibt es bei der Verpflegungspauschale und wie werden diese berechnet?

Die Kürzung der Verpflegungspauschale erfolgt, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) eine Mahlzeit erhält.

Hier sind die Details zur Berechnung:

• Frühstück: Die Kürzung beträgt 20 % des vollen Tagessatzes. Bei einer Inlandspauschale von 28 Euro ergibt das eine Kürzung von 5,60 Euro für das Frühstück.
• Mittag- oder Abendessen: Die Kürzung beträgt 40 % des vollen Tagessatzes. Für ein Mittag- oder Abendessen werden jeweils 11,20 Euro gekürzt.

Hier ist ein Praxisbeispiel:

• Ein Arbeitnehmer unternimmt eine 3-tägige Geschäftsreise.
• Der Arbeitgeber zahlt die beiden Übernachtungen jeweils inklusive Frühstück.
• Für den Zwischentag hat der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer das Mittag- und Abendessen gebucht und auch bezahlt.
• Der Wert der Mahlzeiten, die der Arbeitgeber übernommen hat, wird nicht als Arbeitslohn versteuert.
• Der Arbeitnehmer kann folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen:

INtex Reise berücksichtigt und berechnet die Kürzungen.

Welche formellen Anforderungen gibt es an eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung?

Eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung muss bestimmte formelle Anforderungen erfüllen, um rechtlich korrekt zu sein. Hier sind die wesentlichen Punkte:

Mindestangaben in der Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung sollte folgende Mindestangaben enthalten:

• Name des Reisenden: Um eindeutig zu identifizieren, wer die Abrechnung erstellt hat.
• Zeit, Dauer, Start und Ziel der Reise: Um den Abrechnungszeitraum zu definieren.
• Zweck der Reise: Warum die Reise beruflich veranlasst war.
• Ggf. gefahrene Kilometer: Falls die Reise mit dem eigenen Fahrzeug erfolgte.
• Bemessungsgrundlage für den Vorsteuerabzug: Dies betrifft vor allem Unternehmer, die die Umsatzsteuer auf die Reisekosten als Vorsteuer abziehen möchten.
• Nachweise: Dazu gehören Tankquittungen, Fahrscheine, Telefonkosten, Übernachtungskosten, pauschale Verpflegungskosten und Bewirtungsbelege (separates Konto) sowie Eigenbelege über Trinkgelder.

Vorsteuerabzug aus Reisekosten

Ein Unternehmer kann grundsätzlich die Umsatzsteuer auf die Reisekosten als Vorsteuer abziehen.

Abzugsfähig sind Vorsteuerbeträge aus Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten.

Ein Vorsteuerabzug aus Verpflegungspauschalen ist hingegen nicht möglich.

Innerhalb welchen Zeitraums nach der Reise muss eine Reisekostenabrechnung erfolgen?

Die Reisekostenabrechnung sollte zeitnah nach der Reise erfolgen. Es gibt keine allgemeingültige Frist, aber es ist wichtig, dass die Abrechnung so schnell wie möglich eingereicht wird. In einigen Fällen können spezifische Fristen in den Reise- oder Abrechnungsverordnungen festgelegt sein, die dann einzuhalten sind.

Für den öffentlichen Dienst in Deutschland gilt beispielsweise eine Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise. Die Frist beginnt am Tag nach dem Ende der Dienstreise und endet nach sechs Monaten mit Ablauf desjenigen Tages des letzten Monats, der dem Tag vorhergeht, der durch seine Benennung oder seine Zahl dem Anfangstag der Frist entspricht.

Es ist ratsam, sich vor Antritt der Geschäftsreise über eventuelle Fristen zu informieren und die Reisekostenabrechnung entsprechend den Vorgaben des Arbeitgebers oder der zuständigen Behörde durchzuführen.

Welche Reisekosten können beleghaft angesetzt werden?

Beleghafte Reisekosten sind jene, die durch entsprechende Belege und Quittungen nachgewiesen werden können. Hierzu zählen insbesondere:

• Fahrtkosten: Dazu gehören Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Flugtickets, Bahntickets, Mietwagen und Kilometerpauschalen für die Nutzung des eigenen Fahrzeugs.
• Übernachtungskosten: Hotelrechnungen oder andere Belege für Übernachtungen während der Geschäftsreise.
• Verpflegungskosten: Diese können entweder pauschal oder durch Belege für tatsächliche Ausgaben angesetzt werden.
• Reisenebenkosten: Dazu zählen beispielsweise Parkgebühren, Mautgebühren, Gepäckaufbewahrung und Trinkgelder.

Die Belege müssen in der Regel quittiert und innerhalb der letzten drei Monate ausgestellt sein. Eine Ausnahme bilden sogenannte Eigenbelege, bei denen die Kosten vom Reisenden persönlich aufgeschlüsselt werden. Allerdings ist bei Eigenbelegen die Abzugsmöglichkeit der Umsatzsteuer für Unternehmen nicht gegeben.

Es ist wichtig, dass alle Belege sorgfältig aufbewahrt und in der Reisekostenabrechnung korrekt erfasst werden, um eine steuerliche Anerkennung zu gewährleisten. Im Zweifelsfall sollten Sie sich an einen Steuerberater oder eine Fachperson wenden, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind.

Alle beleghaften Kosten können in INtex Reise erfasst werden. Eine Speicherung digitaler Kopien der Belege ist möglich.

Wer muss eine Reisekostenabrechnung machen?

Eine Reisekostenabrechnung muss von jedem erstellt werden, der auf Geschäftsreise geht. Dies umfasst:

• Inhaber oder Geschäftsführer eines Unternehmens, wenn sie selbst reisen.
• Angestellte, die im Auftrag des Unternehmens reisen.
• Freiberufler und Selbstständige, die für ihre beruflichen Reisen Kosten geltend machen möchten.

Das Erstellen einer Reisekostenabrechnung ist zwar keine gesetzliche Pflicht für den Arbeitgeber, aber es ist notwendig, um:

• Für Arbeitnehmer die Reisekosten lohnsteuerfrei zu erstatten.
• Für Unternehmer, um ihre Reisekosten steuerlich geltend zu machen.

Die Reisekostenabrechnung dient dazu, dem Finanzamt nachzuweisen, dass es sich um eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit gehandelt hat. Alle Kosten müssen in der Abrechnung aufgestellt und durch entsprechende Belege und Quittungen nachgewiesen werden. INtex Reise hilft dabei und erfüllt die formellen Anforderungen.