Fragen und Antworten zum Thema Betriebskosten­abrechnung

Was sind die häufigsten Fragen rund um die Betriebs­kosten­abrechnung?

1. Kann der Mieter den Vermieter zur Vorlage einer Betriebskostenabrechnung zwingen?

Ja, der Mieter hat bei mietvertraglicher Vereinbarung ein Recht auf Erteilung einer Betriebskostenabrechnung. Notfalls kann er dies mit gerichtlicher Hilfe durchsetzen. Wenn der Vermieter nicht fristgerecht abrechnet (innerhalb eines Jahres), kann der Mieter die laufenden Vorauszahlungen zurückhalten, bis die geschuldete Abrechnung vorliegt. Nach Mietende kann der Mieter die Rückzahlung der Vorauszahlungen verlangen, über die der Vermieter nicht abgerechnet hat.

2. Was zählt zu den sonstigen Betriebskosten?

“Sonstige Betriebskosten” können nur umgelegt werden, wenn sie im Mietvertrag konkret bezeichnet wurden. Die bloße Nennung “sonstige Betriebskosten” reicht nicht aus. Beispiele für solche Kosten sind Sonderausstattung (z. B. Schwimmbad, Klimaanlage), besonderer Personalaufwand (z. B. Bewachung zum Schutz des Eigentums) und Wartungskosten für technische Einrichtungen (z. B. Klingel- und Gegensprechanlage).

3. Sind Tankreinigungskosten auf die Mieter umlegbar?

Ja, der Vermieter darf die Kosten für die Reinigung des Öltanks auf die Mieter umlegen. Dies wurde vom BGH bestätigt. Die Kosten müssen nicht auf mehrere Jahre verteilt werden, sondern können im Abrechnungszeitraum, in dem sie entstehen, umgelegt werden.

4. Kann der Vermieter Verwaltungskosten auf die Mieter umlegen?

Bei Wohnraummietverhältnissen ist die Umlage von Verwaltungskosten auf die Mieter nicht möglich. In Gewerbemietverhältnissen hingegen ist dies laut BGH möglich.

5. Können einzelne Betriebskostenarten in der Abrechnung zusammengefasst werden?

Die einzelnen Betriebskostenarten müssen grundätzlich getrennt aufgeführt werden, damit der Mieter die Abrechnung nachvollziehen kann.

6. Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung des letzten Jahres beim Mieter sein?

Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter übermitteln.

7. Was passiert, wenn die Betriebskostenabrechnung verspätet zugestellt wird?

Versäumt der Vermieter die Frist, kann der Mieter die Abrechnung als verspätet zurückweisen und ist nicht mehr zur Nachzahlung verpflichtet, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

8. Welche Nebenkosten dürfen umgelegt werden und welche nicht?

Umlagefähige Nebenkosten sind im Betriebskostenkatalog des § 2 BetrKV aufgeführt. Nicht umlagefähig sind beispielsweise Instandhaltungs- und Verwaltungskosten.

9. Wo machen Vermieter typische Fehler bei der Betriebskostenabrechnung?

Häufige Fehler sind die Nichtbeachtung der Umlageschlüssel, fehlerhafte Zuordnung von Kosten oder das Vergessen von Kostenpositionen.

10. Wie kann ich meine Betriebskostenabrechnung am besten überprüfen?

Mieter sollten die Abrechnung auf Vollständigkeit, korrekte Umlageschlüssel und die richtige Zuordnung der Kosten überprüfen. Belege können beim Vermieter eingesehen werden.

11. Muss der Vermieter Belege der Betriebskosten dem Mieter vorlegen?

Ja, der Mieter hat das Recht, die Belege der Betriebskostenabrechnung beim Vermieter einzusehen.

12. Kann der Mieter gegen eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung vorgehen?

Ja, der Mieter kann Einwendungen gegen die Abrechnung erheben und notfalls auch gerichtlich geltend machen.

Welche einschlägigen rechtlichen Vorschriften (Gesetze und Verordnungen) betreffen die Betriebskosten­abrechnung?

Die Betriebskostenabrechnung in Deutschland wird durch verschiedene rechtliche Vorschriften geregelt. Die wichtigsten sind:

§ 535 BGB – Inhalt und Hauptpflichten des Mietvertrags.

§ 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskosten.

§ 556a BGB – Abrechnung der Betriebskosten.

§ 556b BGB – Fälligkeit der Betriebskosten.

Zusätzlich zu diesen Paragraphen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) sind auch die Betriebskostenverordnung (BetrKV) und die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) von Bedeutung, die weitere Details zur Umlage und Abrechnung der Betriebskosten festlegen.

Diese Vorschriften bilden das rechtliche Gerüst für die Erstellung, Übermittlung und Prüfung der Betriebskostenabrechnung zwischen Vermietern und Mietern.

Unter Service/Links finden Sie bei INtex Publishing die Verordnungen und Gesetze mit Verlinkungen auf die originalen Gesetzes- und Verordnungstexte. Außerdem bieten wir eine umfangreiche Datenbank mit aktuellen Urteilen aus dem Mietrecht an.

Welche formellen Anforderungen stellt die Rechtsprechung an eine Betriebskosten­abrechnung?

Nach der Rechtsprechung des VIII. Senats des Bundesgerichtshofs ist eine Betriebskostenabrechnung dann formell ordnungsgemäß und damit wirksam, wenn sie den allgemeinen Anforderungen des § 259 BGB entspricht, also eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält. Konkret bedeutet das:

• Zusammenstellung der Gesamtkosten: Die Abrechnung muss die Gesamtkosten für die Betriebskostenpositionen enthalten.
• Angaben und Erläuterungen zum Verteilerschlüssel: Der Vermieter muss transparent darlegen, wie er die Kosten auf die Mieter verteilt hat (z. B. nach Fläche, Personenzahl oder Verbrauch).
• Berechnung des Anteils des Mieters: Der auf den Mieter entfallende Kostenanteil muss schlüssig und nachvollziehbar berechnet sein.
• Abzug der Vorauszahlungen: Die bereits geleisteten Vorauszahlungen müssen von den Gesamtkosten abgezogen werden, um den Nachzahlungsbetrag zu ermitteln.

Die INtex Software erfüllt all diese formellen Anforderungen.

Frühere Rechtsprechung des BGH verlangte außerdem, dass nicht umlagefähige Positionen offen dargelegt werden und die Berechnung in einzelne nachvollziehbare Rechenschritte aufgeteilt wird. Diese Anforderungen wurden jedoch in einer aktuellen Entscheidung gelockert. Es ist wichtig, dass Vermieter bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung diese formellen Kriterien beachten, um Streitigkeiten mit Mietern zu vermeiden.

Welche Kosten sind üblicher Weise umlagefähig?

In Deutschland sind die üblicherweise umlagefähigen Kosten in der Betriebskostenabrechnung im § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführt. Hier ist eine Liste der umlagefähigen Kostenarten:

1. Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks: Dazu gehören beispielsweise Grundsteuern.
2. Kosten der Wasserversorgung: Dies umfasst die Kosten für Wasser und die Grundgebühren.
3. Kosten der Entwässerung: Hierzu zählen die Gebühren für die Abwasserbeseitigung.
4. Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage: Dazu gehören auch die Kosten für Betriebsstoffe wie Heizöl oder Gas.
5. Kosten der zentralen Brennstoffversorgungsanlage: Falls vorhanden, können auch diese Kosten umgelegt werden.
6. Kosten der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme: Wenn Wärme von einem Dritten geliefert wird, sind auch diese Kosten umlagefähig.
7. Kosten der Reinigung und Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten: Auch hierfür anfallende Kosten dürfen umgelegt werden.
8. Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage: Ähnlich wie bei der Heizung, sind auch die Kosten für die Warmwasserversorgung umlagefähig.
9. Kosten der eigenständig gewerblichen Lieferung von Warmwasser: Auch diese Kosten können auf die Mieter umgelegt werden.
10. Kosten der Reinigung und Wartung von Warmwassergäten: Dazu zählen beispielsweise Durchlauferhitzer oder Boiler.
11. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen: Wenn Heizung und Warmwasser technisch verbunden sind, fallen auch hierfür Kosten an, die umgelegt werden können.
12. Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs: Die Betriebskosten für Aufzüge im Gebäude sind ebenfalls umlagefähig.
13. Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung: Hierzu zählen auch die Gebühren für die Müllabfuhr.
14. Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung: Die Kosten für die Sauberkeit und Hygiene des Gebäudes können umgelegt werden.
15. Kosten der Gartenpflege: Wenn ein Garten zur Mietsache gehört, dürfen auch diese Kosten umgelegt werden.
16. Kosten der Beleuchtung: Dies bezieht sich auf die Beleuchtung der gemeinschaftlich genutzten Teile des Gebäudes.
17. Kosten der Schornsteinreinigung: Die Kosten für den Schornsteinfeger sind ebenfalls umlagefähig.
18. Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung: Versicherungen für das Gebäude können auf die Mieter umgelegt werden.
19. Kosten für den Hauswart: Wenn ein Hauswart beschäftigt wird, sind auch dessen Kosten umlagefähig.
20. Kosten des Betriebs der Gemeinschaftsantennenanlage: Auch die Kosten für eine Antennenanlage oder Kabelanschluss können umgelegt werden.

Diese Liste ist nicht abschließend und kann je nach Mietvertrag variieren. Es ist wichtig, dass die umlagefähigen Kosten im Mietvertrag genau definiert und vereinbart werden.

In der INtex Software können all diese Positionen angelegt und umgelegt werden.

Was sind die gängigen Umlagefaktoren?

Die gängigen Umlagefaktoren für die Verteilung der Betriebskosten auf die Mieter sind vielfältig und können im Mietvertrag individuell vereinbart werden. Hier sind einige der häufigsten Umlageschlüssel:

1. Wohn- und/oder Nutzfläche: Die Kosten werden nach der Größe der Wohnfläche der einzelnen Einheiten umgelegt. Dies ist besonders bei Kosten sinnvoll, die nicht direkt vom Verbrauch abhängen.
2. Personenzahl: Hierbei werden die Kosten nach der Anzahl der Personen in den jeweiligen Wohnungen verteilt. Dieser Schlüssel wird oft für verbrauchsabhängige Kosten wie Wasser verwendet.
3. Verbrauch: Bei Kostenarten wie Heizung und Warmwasser werden oft Verbrauchswerte herangezogen, die über Messgeräte wie Wärmemengenzähler oder Wasseruhren erfasst werden.
4. Einheiten: Manche Kosten können auch nach der Anzahl der Wohneinheiten gleichmäßig auf alle Mieter umgelegt werden.
5. Miteigentumsanteile: In Eigentümergemeinschaften werden die Kosten oft nach den Miteigentumsanteilen, die im Grundbuch eingetragen sind, verteilt.
6. Personentage: Bei häufig wechselnder Personenanzahl in den Wohnungen kann auch nach Personentagen abgerechnet werden, um die tatsächliche Nutzungsdauer zu berücksichtigen.
7. Abrechnung nach tatsächlicher Inanspruchnahme: In manchen Fällen, wie bei der Nutzung von Gemeinschaftseinrichtungen, kann auch nach der tatsächlichen Inanspruchnahme abgerechnet werden.

Bei Hausgeldabrechnungen für Eigentümer und bei vermieteten Eigentumswohnung ist häufig auch eine Umlage nach Miteigentumsanteilen (MEA) üblich und statthaft.

Es ist wichtig, dass die gewählten Umlageschlüssel im Mietvertrag klar definiert und vereinbart werden, um spätere Unstimmigkeiten zu vermeiden.

In der INtex Software können Sie all diese Umlageschlüssel für die Verteilung der Kosten zum Einsatz bringen.

Können Betriebskosten­abrechnungen digital als PDF per Mail oder als Download an die Mieter weitergegeben werden?

Ja, Betriebskostenabrechnungen können in Deutschland digital als PDF per E-Mail oder als Download an die Mieter weitergegeben werden. Dies ist eine praktische und umweltfreundliche Methode, die auch den Verwaltungsaufwand reduzieren kann. Allerdings sollten einige Punkte beachtet werden:

• Zustimmung des Mieters: Der Mieter muss der digitalen Übermittlung zustimmen. Ohne diese Zustimmung ist die digitale Übermittlung nicht rechtskräftig.
• Lesbarkeit und Vollständigkeit: Die digitale Abrechnung muss für den Mieter lesbar und vollständig sein.
• Nachweis der Zustellung: Es sollte sichergestellt werden, dass der Mieter die Abrechnung auch tatsächlich erhalten hat. Dies kann beispielsweise durch eine Empfangsbestätigung erfolgen.

Es ist ratsam, sich vorab mit den Mietern zu einigen und die Zustimmung schriftlich festzuhalten, um späteren Unklarheiten vorzubeugen.

Durch die PDF Ausgabe der Abrechnungen durch die INtex Software steht einer digitalen Weitergabe der Betriebskostenabrechnung software-technisch nichts im Wege.

Welche Fristen gelten für die Auszahlung von Guthaben bzw. die Nachzahlung von Forderungen aus der Betriebskosten­abrechnung?

Die Fristen für die Auszahlung von Guthaben und die Nachzahlung von Forderungen aus der Betriebskosten­abrechnung sind wie folgt:

Guthaben aus der Betriebskosten­abrechnung:

Wenn sich bei der Betriebskostenabrechnung ein Guthaben für den Mieter ergibt, muss der Vermieter es umgehend, innerhalb von 30 Tagen, an den Mieter auszahlen.

Beachten Sie jedoch, dass der Anspruch auf das Guthaben nach drei Jahren verjährt.

Nachzahlung von Forderungen:

Wenn der Mieter eine Nachzahlung leisten muss, hat er nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung ebenfalls 30 Tage Zeit, um die Nachzahlung zu tätigen.

Welche Regelungen gelten für die Anpassung der Vorauszahlungen nach einer Betriebskosten­abrechnung?

Die Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungen nach einer Abrechnung ist darauf ausgerichtet, dass die vom Mieter zu leistenden Abschläge den tatsächlichen Kosten möglichst nahekommen. Weder soll der Mieter dem Vermieter durch zu hohe Vorauszahlungen ein zinsloses Darlehen gewähren, noch soll der Vermieter bei zu niedrigen Vorauszahlungen die Nebenkosten vorfinanzieren müssen.

Hier sind die wichtigsten Regelungen:

• Voraussetzung für Anpassung: Eine Anpassung der Vorauszahlungen ist nur für die Zukunft möglich. Weder der Vermieter noch der Mieter können rückwirkend die Vorauszahlungen ändern.
• Inhaltlich korrekte Abrechnung: Der Vermieter darf die Vorauszahlungen gemäß § 560 Absatz 4 BGB nur anpassen, wenn die Betriebskostenabrechnung auf einer inhaltlich korrekten Grundlage beruht. Dies bedeutet, dass die Abrechnung nicht nur formell ordnungsgemäß sein muss, sondern auch inhaltlich keine Fehler aufweisen darf.
• Keine Verpflichtung zur Erhöhung: Es gibt keine Verpflichtung, nach erfolgter Betriebskostenabrechnung eine Erhöhung der Vorauszahlungen vorzunehmen. Die Anpassung ist eine Möglichkeit, aber kein Muss.

Es ist wichtig, dass Vermieter und Mieter die Abrechnung sorgfältig prüfen und bei Bedarf die Vorauszahlungen entsprechend anpassen.

Was versteht man unter dem Ausweis haushaltsnaher Dienstleistungen im Rahmen der Betriebskostenabrechnung?

Der Ausweis haushaltsnaher Dienstleistungen in der Betriebskostenabrechnung bezieht sich auf die Möglichkeit, bestimmte Kosten für Dienst- oder Handwerkerleistungen steuermindernd geltend zu machen. Hier sind die wichtigsten Punkte:

• Hintergrund: Mieter können nach § 35a Abs. 3 EStG eine Steueranrechnung für haushaltsnahe Dienst- oder Handwerkerleistungen beantragen.
• Verpflichtung des Vermieters: Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung so gestalten, dass der Mieter die Beträge ermitteln kann, die für haushaltsnahe Dienstleistungen erbracht wurden.
• Aufschlüsselung der Pauschalrechnungen: Der Vermieter muss die Pauschalrechnungen aufschlüsseln und den Anteil der Dienstleistungen ausweisen.
• Unwirksame Klausel: Eine Klausel im Mietvertrag, nach der der Vermieter keinen Nachweis über haushaltsnahe Dienstleistungen schuldet, ist unwirksam.

Kurz gesagt, der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung so gestalten, dass der Mieter die Steuervorteile für haushaltsnahe Dienstleistungen tatsächlich nutzen kann. Die INtex Software unterstützt ihn dabei durch einen gesonderten Ausdruck gemäß den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums.

Was hat es mit der CO2 Kostenteilung zwischen Vermieter und Mieter auf sich?

Die CO2-Kostenteilung zwischen Vermieter und Mieter in Deutschland ist eine Regelung, die seit dem 1. Januar 2023 in Kraft ist. Sie sieht vor, dass die Kosten für die CO2-Abgabe, die beim Heizen mit fossilen Brennstoffen wie Öl oder Erdgas entstehen, nicht mehr allein von den Mietern getragen werden müssen. Stattdessen werden die Kosten nun zwischen Vermietern und Mietern aufgeteilt.

Hier sind die Kernpunkte der Regelung:

• Stufenmodell: Es gibt ein Stufenmodell, das den Anteil der Kosten festlegt, den Vermieter tragen müssen. Dieser Anteil hängt vom energetischen Zustand des Gebäudes ab. Je schlechter die Energieeffizienz eines Gebäudes, desto höher ist der Anteil, den der Vermieter an den CO2-Kosten tragen muss.
• Anreiz zur Sanierung: Die Regelung soll Vermieter dazu anregen, in klimaschonende Heizungssysteme und energetische Sanierungen zu investieren. Wenn sie dies tun, sinkt ihr Anteil an den CO2-Kosten.
• Eigenverantwortung der Mieter: Mieter sollen weiterhin dazu angehalten werden, sparsam und effizient zu heizen, da ein Teil der CO2-Kosten weiterhin auf sie umgelegt wird.
• Ausnahmefälle: In bestimmten Fällen, wie bei Denkmalschutz oder anderen speziellen Vorgaben, kann der Anteil der Vermieter an den CO2-Kosten halbiert werden oder ganz entfallen.

Diese Regelung ist Teil der Bemühungen, die CO2-Emissionen im Gebäudesektor zu reduzieren und die Klimaziele zu erreichen. Sie soll sicherstellen, dass die Lasten der CO2-Bepreisung fair zwischen Mietern und Vermietern verteilt werden. 

In der INtex Software finden Sie eine Rechenhilfe zur Aufteilung der CO2 Kosten zwischen Eigentümer/Vermieter und den Mietern.

Welche Kosten müssen zwingend im Rahmen der Heizkostenabrechnung nach HeizkostenV abgerechnet werden?

Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) regelt die Abrechnung über Heizkosten und Warmwasser im Miet- oder Nutzungsverhältnis sowie im Wohnungseigentümerverhältnis. Hier sind die zwingenden Kosten, die gemäß der HKVO abgerechnet werden müssen:

• Lieferung und Verbrauch von Brennstoffen: Die Kosten für die gelieferten Brennstoffe (z. B. Gas, Öl oder Pellets) müssen auf die Mieter umgelegt werden.
• Betriebsstrom: Die Stromkosten für den Betrieb der Heizungsanlage sind ebenfalls umlagefähig.
• Bedienung, Überwachung und Wartung der Heizung: Diese Kosten müssen berücksichtigt werden.
• Reinigung der Anlage und des Betriebsraumes: Die Reinigungskosten sind Teil der Heizkostenabrechnung.
• Messungen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz: Die Kosten für Messungen zur Einhaltung der Umweltauflagen sind umlagefähig.
• Anmietung oder Nutzung anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung: Hierzu gehören z. B. Wärmemengenzähler.
• Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung einschließlich der Berechnung und Aufteilung: Die Kosten für die Verbrauchserfassung und -aufteilung sind relevant.
• Kosten der Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen gemäß § 6a: Die Kosten für die Bereitstellung von Verbrauchsinformationen müssen ebenfalls berücksichtigt werden.

Es ist wichtig, dass Vermieter diese Kosten gemäß der HKVO korrekt abrechnen, um eine transparente und rechtlich korrekte Heizkostenabrechnung zu gewährleisten.

Die INtex Software kann das Ergebnis einer extern durch Dienstleister erzeugten Heizkostenabrechnung als Direkte Kosten pro Mieter/Eigentümer in die Betriebskostenabrechnung übernehmen, damit Sie aus beiden Abrechnungen nur eine Gesamtforderung haben.

Wie werden die Kosten gemäß Heizkostenverordnung umgelegt?

Die Kostenverteilung gemäß der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) in Deutschland folgt einem bestimmten Schema, um eine gerechte und verbrauchsabhängige Abrechnung zu gewährleisten. Hier sind die wesentlichen Punkte:

• Verbrauchsabhängige Kosten: Mindestens 50% und höchstens 70% der Gesamtkosten für Heizung und Warmwasser müssen nach dem tatsächlichen Verbrauch der Nutzer umgelegt werden. Dies wird durch Messgeräte wie Wärmemengenzähler oder Wasseruhren erfasst.
• Verteilung der restlichen Kosten: Die verbleibenden 30% bis 50% der Kosten werden in der Regel nach der Wohnfläche, Nutzfläche oder Heizfläche verteilt.
• Ausnahmen: In bestimmten Fällen kann von dieser Regelung abgewichen werden, beispielsweise wenn technische Gründe eine verbrauchsabhängige Erfassung unmöglich machen.

Diese Regelung soll einen Anreiz schaffen, Energie zu sparen und die Effizienz der Heizsysteme zu verbessern. Es ist wichtig, dass die Heizkostenabrechnung transparent und nachvollziehbar ist, damit Mieter und Vermieter die Kosten fair teilen können.

Was sind die formalen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Heizkostenabrechnung gemäß HeizkostenV in der Fassung von 2024?

Die Heizkostenabrechnung gemäß der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) in Deutschland muss bestimmte formale Anforderungen erfüllen, um wirksam zu sein. Hier sind die wesentlichen Punkte:

• Schriftliche Abrechnung: Die Heizkostenabrechnung muss schriftlich erfolgen und dem Mieter innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden (§ 556 Abs. 3 BGB).
• Klare Darstellung der Kosten: Die Abrechnung muss eine klare und verständliche Darstellung der abgerechneten Kosten enthalten.
• Inhaltliche Richtigkeit: Die Kosten für Heizung und Warmwasser müssen aufgeführt sein, ebenso wie der Verbrauch und der Anteil der Gesamtkosten, der auf den Mieter entfällt.
• Berücksichtigung der Vorauszahlungen: Der Nachzahlungs- oder Erstattungsbetrag muss genannt werden und die bereits geleisteten Vorauszahlungen müssen davon abgezogen werden.

Es ist wichtig, dass Vermieter diese formalen Anforderungen beachten, um eine transparente und rechtlich korrekte Heizkostenabrechnung zu gewährleisten.

Die Heizkostenverordnung von 2024 hat einige Neuerungen eingeführt, die bei der Erstellung der Heizkostenabrechnung zu beachten sind. Zu diesen Neuerungen gehören der Drittvergleich und der Vorjahresvergleich:

• Drittvergleich: Dieser Vergleich dient dazu, den Energieverbrauch des Mieters mit dem Durchschnittsverbrauch ähnlicher Haushalte zu vergleichen. Dadurch kann der Mieter einschätzen, ob sein Verbrauch im normalen Bereich liegt oder ob es Einsparpotenzial gibt.
• Vorjahresvergleich: Hierbei wird der aktuelle Verbrauch des Mieters mit seinem Verbrauch im Vorjahr verglichen. Dieser Vergleich ist witterungsbereinigt, um die natürlichen Schwankungen der Jahreszeiten auszugleichen und einen fairen Vergleich zu ermöglichen.

Diese Vergleiche sollen den Mietern helfen, ihren Energieverbrauch besser zu verstehen und zu kontrollieren. Sie sind ein wichtiger Bestandteil der Transparenz und der Bemühungen um Energieeffizienz und Kosteneinsparungen.

Außerdem sind dem Mieter/Nutzer unterjährig monatlich seine Verbrauchswerte schriftlich, per Mail oder über ein Web-Portal mitzuteilen. Dazu werden fernablesbare Verbrauchsmengenzähler zur Pflicht.

Was ist der Unterschied zwischen dem Leistungsprinzip und dem Abflussprinzip bei einer Betriebskosten­abrechnung?

Der Unterschied zwischen dem Leistungsprinzip und dem Abflussprinzip bei einer Betriebskostenabrechnung liegt in der zeitlichen Zuordnung der Kosten:

• Leistungsprinzip: Hierbei werden nur die Kosten berücksichtigt, die tatsächlich im Abrechnungszeitraum angefallen sind. Das bedeutet, dass beispielsweise eine Versicherungsprämie, die für einen Zeitraum bezahlt wurde, der über das Ende des Abrechnungszeitraums hinausgeht, anteilig aufgeteilt werden muss. Nur der Teil der Kosten, der sich auf den Abrechnungszeitraum bezieht, darf umgelegt werden.
• Abflussprinzip: Bei diesem Prinzip werden alle Ausgaben berücksichtigt, die im Abrechnungszeitraum tatsächlich gezahlt wurden, unabhängig davon, ob die zugrunde liegenden Leistungen im selben Zeitraum verbraucht oder in Anspruch genommen wurden. Wenn also eine Zahlung im Abrechnungszeitraum erfolgt, kann sie vollständig in der Betriebskostenabrechnung des entsprechenden Jahres angesetzt werden, auch wenn sie teilweise Leistungen des Vorjahres betrifft.

Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass Vermieter bei der Abrechnung der Betriebskosten grundsätzlich auch nach dem Abflussprinzip abrechnen dürfen. Dies vereinfacht die Abrechnung für bestimmte Betriebskostenarten erheblich, da keine aufwendige zeitliche Aufteilung der Kosten erforderlich ist. Allerdings müssen Heiz- und Warmwasserkosten laut BGH nach dem Leistungsprinzip abgerechnet werden.

INtex Software unterstützt beide Abrechnungsprinzipien. Für das Leistungsprinzip gibt es eine Rechenhilfe zur Kostenaufteilung auf die Abrechnungsjahre.

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Was sind die wichtigsten Urteile des BGH zum Thema Betriebskosten­abrechnung?

Abrechnungsfrist: Rückwirkende Erhöhung von Betriebskosten

Der Vermieter muss spätestens 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums über die Betriebskosten abgerechnet haben. Versäumt er diese Frist aus von sich zu vertretenden Gründen, kann er keine Nachforderungen mehr gegen den Mieter geltend machen. Es gibt jedoch Ausnahmen, z. B. wenn Betriebskosten erst nach Ablauf der Frist rückwirkend erhöht werden (z. B. Grundsteuern). In solchen Fällen kann der Vermieter die Kosten nachträglich auf die Mieter umlegen, sofern ein entsprechender Vorbehalt in der Betriebskostenabrechnung oder im Mietvertrag besteht.

BGH, Urteil vom 18. Januar 2012 - VIII ZR 346/10

Abrechnungsfrist: Zugang innerhalb von 12 Monaten erforderlich

Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter innerhalb der 12-monatigen Abrechnungsfrist zugegangen sein. Wenn die Abrechnung verspätet auf dem Postweg beim Mieter eintrifft, sind für den Vermieter etwaige Nachforderungen ausgeschlossen.

BGH, Urteil vom 8. Juli 2009 - VIII ZR 346/08

Abrechnungszeitraum: Verlängerung ganz ausnahmsweise möglich

In Ausnahmefällen kann der 12-monatige Abrechnungszeitraum einmalig und einvernehmlich zwischen Vermieter und Mieter verlängert werden, z. B. wenn eine Umstellung auf eine kalenderjährliche Betriebskostenabrechnung sinnvoll ist.

BGH, Urteil vom 14. November 2007 - VIII ZR 261/06

Adressat: Wem die Betriebskostenabrechnung zugehen muss

Es genügt, wenn der Vermieter die Abrechnung an einen der Ehepartner adressiert und von diesem die Nachzahlung fordert, auch wenn der Mietvertrag auf beide Eheleute lautet.

BGH, Urteil vom 18. Januar 2012 - VIII ZR 346/10

Umlagefähigkeit von Hausmeisterkosten

Hausmeisterkosten sind grundsätzlich umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag vereinbart sind und tatsächlich angefallen sind. Der Vermieter muss jedoch nachweisen, dass die Kosten angemessen sind.

BGH, Urteil vom 10. März 2010 - VIII ZR 144/09

Umlagefähigkeit von Verwaltungskosten

Verwaltungskosten können bei gewerblichen Mietern als Betriebskosten umgelegt werden, wenn dies im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart ist. Allerdings dürfen nur die tatsächlich entstandenen Kosten umgelegt werden.

BGH, Urteil vom 9. Dezember 2009 - XII ZR 109/08

Umlagefähigkeit von Gartenpflegekosten

Kosten für die Gartenpflege können umgelegt werden, wenn dies im Mietvertrag vereinbart ist. Der Vermieter muss jedoch nachweisen, dass die Kosten angemessen sind.

BGH, Urteil vom 10. März 2010 - VIII ZR 144/09

Umlagefähigkeit der Kosten für die Miete von Rauchwarnmeldern

Die Kosten für die Miete und Wartung von Rauchwarnmeldern sind nicht umlagefähig als sonstige Betriebskosten gemäß § 2 Nr. 17 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Vielmehr handelt es sich um betriebskostenrechtlich nicht umlagefähige Aufwendungen. Der Bundesgerichtshof (BGH) hat entschieden, dass diese Kosten den Kosten für den Erwerb von Rauchwarnmeldern gleichzusetzen sind und daher nicht auf die Mieter umgelegt werden können.

BGH, Urteil vom 11. Mai 2022 - VIII ZR 379/20

Umlagefähigkeit der Kosten für die Fällung eines morschen, nicht mehr standsicheren Baums

Die Kosten für die Fällung eines morschen, nicht mehr standsicheren Baums können als umlagefähige Kosten der Gartenpflege betrachtet werden. Wenn ein Baum auf dem Grundstück steht und aus Sicherheitsgründen gefällt werden muss, können die Kosten für diese Maßnahme auf die Mieter umgelegt werden.

BGH, Urteil vom 10. November 2021 - VIII ZR 107/20

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