Tipps & Tricks zur Hausverwaltung

Verwenden Sie in Titel und Bezeichnungsfeldern sowie Kurznamen Hashtags, z.B. bei Kurznamen in Adressen die Hashtags

#M für Mieter

und

#E für Eigentümer

Da die Bezeichnungsfelder in der Volltextsuche erfasst werden, können Sie über die Hashtags ganz einfach nach eigenen Kriterien filtern und suchen, selbst dann wenn Ihre Ordnungskriterien eigentlich vom Programm nicht abgedeckt werden.

Mehrere Hashtags können auch kombiniert werden, etwa

#M #HM

für Mieter, die auch Hausmeister-Aufgaben übernehmen.

In den meisten Modulen finden Sie Farbetiketten. Unter "Einstellungen/Farben" können Sie für diese Etiketten Farben vordefinieren und einen Verwendungszweck bestimmen.

Die Farbetiketten sind das digitale Pendant zu farbigen Aktenordner-Rücken. Sie könnten also z.B. alle Mieter mit einem blauen, alle Eigentümer mit einem grünen Etikett versehen.

Neben der optischen Orientierungshilfe können Sie nach den Farbetiketten auch die Datensätze filtern, etwa nur alle Mieter in der Adressliste anzeigen.

Die Verwendungszwecke und Farben können Sie frei wählen.

Wenn Sie eine TEAM oder SERVER Lizenz erworben haben, können Sie Kollegen zur Registrierung in der Datenbank auffordern. Dazu finden Sie in Ihrem Benutzer-Menü rechts oben unter "Benutzerprofil" einen Schalter "TEAM-Mitglieder einladen". Die Kollegen erhalten dann eine Email mit einem Registrierungs-Link.

Wenn Sie die Abrechnungen erstellt haben, werden Sie das Guthaben oder die Nachforderung als fiktive Zahlbuchung oder Sollstellung in der Buchhaltung haben wollen.

Für das Kontobuch ist dies automatisiert:

1. Gehen Sie in das Modul "Abrechnungen/Abrechnungskonten".
2. Rufen Sie das betreffende Abrechnungskonto mit der Lupe zur Ansicht auf.
3. Klicken Sie auf den Schalter Saldo->Kontobuch.

Die Buchung kann dann manuell nachbearbeitet werden.

Verrechnung von Zahlungen des Mieters

Der BGH erklärt, wie Zahlungen des Mieters bei bestehenden Rückständen zu verrechnen sind. Dabei stellte er klar, dass die Verrechnung nicht nach Gutdünken vorzunehmen ist, sondern nach den Regeln des § 366 BGB.

Bestimmung des Mieters

Der Mieter kann selbst entscheiden, wofür er zahlt, indem er einen Verwendungszweck angibt oder die Zahlung zu einem bestimmten Zeitpunkt oder in einer bestimmten Höhe leistet. Diese Zuordnung ist vom Vermieter zu berücksichtigen.

Gesetzliche Tilgungsreihenfolge

Wenn der Mieter keine Bestimmung trifft, wird die Zahlung zunächst auf die Betriebskostenvorauszahlung und erst dann auf die Kaltmiete angerechnet, weil die Betriebskostenvorauszahlung eine Forderung mit geringerer Sicherheit ist. Dies gilt auch, wenn die Zahlung nicht ausreicht, um die gesamte Bruttomiete zu tilgen.

Mietkonto und Abrechnung

Der Vermieter muss ein übersichtliches Mietkonto führen, in dem alle Forderungen und Zahlungen enthalten sind. Er muss auch fristgerecht über die Betriebskosten abrechnen, sonst verliert er seinen Anspruch auf Vorauszahlungen oder Nachforderungen. Der Mieter kann bei beendetem Mietverhältnis die Vorauszahlungen zurückverlangen oder ein Zurückbehaltungsrecht ausüben.

Die Salden von Abrechnungskonten können Sie von einem Abrechnungsjahr in das nächste Jahr übernehmen. Im Kontobuch ist das automatisiert.

Gehen Sie im Modul "Einfache Buchführung" in die "Mieterkontensaldenliste". Hier finden Sie bei jedem Konto und Saldenbetrag einen Schalter "Saldenübertrag".

In der doppelten Buchführung können Sie die Salden in der Saldenliste exportieren und als neue Saldenvortragsbuchungen in eine neue Jahres-Buchführung importieren.

Kontosalden aus der doppelten Buchführung können Sie in Umlagen einer Abrechnung übernehmen.

Dazu finden Sie im Edit-Modus der Umlage die Möglichkeit, eine Umlage mit einer Buchführung und einem Buchführungskonto zu verknüpfen. Ist die Verknüpfung erfolgt und die Buchführung für das Jahr abgeschlossen, können Sie den Buchungssaldo des Kontos mit dem Schalter "Kontensaldo" übernehmen.

Im Kontobuch können Sie die Sollstellungen von Mieten (Mietforderungen) komplett automatisieren.

Dazu buchen Sie im ersten Monat die Mietforderung und setzen in der Registerkarte "Wiederholung" die Automatik auf "An" und setzen als Enddatum das letzte Datum des Abrechnungsjahres. Ab dem 1. des Folgemonats von heute an gerechnet wird die Datenbank die Sollstellung automatisch als Buchung in das Kontobuch einstellen.

In gleicher Art könnten Sie auch Abschläge und andere regelmäßige Zahlungen automatisieren.

Eine verbuchte Buchung kann im Sinne der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in der Datenverarbeitung (GOBD) nicht mehr gelöscht oder geändert. Um eine verbuchte Buchung dennoch korrigieren zu können, müssen Sie diese stornieren. Legen Sie ein Duplikat der Buchung mit "Storno Betreff der Buchung" als Betreff und mit Betrag * -1 an und speichern Sie diese. Damit ist die Buchung wertmäßig aufgehoben und die Rücknahme der ursprünglichen Buchungen ist jederzeit nachvollziehbar. Sie können dann eine neue korrekte Buchung vornehmen.

Die Mieten (Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung, Heizkostenvorauszahlung) erfassen Sie an verschiedenen Stellen im Programm, etwa bei Verträgen, Einheiten, in Abrechnungsdaten und der Buchführung.

Was nach unnötig doppelter Datenerfassung aussieht, erweist sich bei näherer Betrachtung als hilfreich und sinnvoll.

In den Verträgen erfassen Sie Miete und NK/HK-Zahlungen gemäß den Verträgen. Bei neuen Verträgen und Vertragsänderungen werden diese Werte in neuen Datensätzen für neue Vertragslaufzeiten festgehalten und damit historisch nachvollziehbar gespeichert.

In den Einheiten dagegen wird die vertragsgemäße Miete und NK-Zahlung gespeichert, die JETZT gilt. Wird die Einheit mit einem Vertrag verknüpft, werden die Daten aus dem Vertrag übernommen.

In den Abrechnungen und in der Buchführung geht es bei Mietbuchungen und NK-Zahlungen um die jeweiligen IST-Zahlungen und Soll-Stellungen. Während die Soll-Stellungen den vertraglich vereinbarten Zahlen entsprechen, sofern einer Mietkürzung nicht zugestimmt wurde, führen die IST-Zahlen hier nun die tatsächlich geleisteten Zahlungen auf. Und die können bekanntlich erheblich von den Vertragsvorgaben abweichen.

Ist eine Buchung im Kontobuch mit dem Abrechnungskonto verknüpft, das seinerseits mit der Einheit verbunden ist, werden die vertragsgemäßen Zahlen als Vorgabe in die Buchung übernommen.

Sie sehen, keine Eingabe ist doppelt oder unnötig. Plus: Die Eingabe von Vertragsdaten ist völlig optional.

Von diesem Problem ist nur der Apple Browser Safari betroffen. Dies ist ein Fehler des Apple Browsers, da sich Safari hier nicht standardkonform verhält.

Installieren Sie und verwenden Sie einen anderen Browser, kein Browser sonst hat das Problem.

Downloads alternativer Browser:

Firefox

https://www.mozilla.org/de/firefox/new/

Chrome

https://www.google.com/intl/de_de/chrome/

Edge

https://www.microsoft.com/de-de/edge

Sie können Termine aus Organizer/Termine in Ihren Systemkalender (Outlook, Mac Kalender) übernehmen und auf diesem Wege mit Ihrem Smartphone synchronisieren.

1. Gehen Sie in Organizer/Termine.
2. Klicken Sie einen Termin zur Ansicht mit der Lupe an.
3. Klicken Sie auf den ics-Export .
4. Sie erhalten eine ics-Datei im Download-Ordner Ihres Rechners.
5. Doppelklicken Sie die ics-Datei.

Sie können diverse Dateneinträge wie Adressen, Dokumente, Verträge, Aufgaben etc. auf Wiedervorlage (WV) legen.

Dazu gehen Sie in das jeweilige Modul, rufen den betreffenden Eintrag mit dem Stiftsymbol zum Editieren auf und wählen im Feld "Wiedervorlage" das gewünschte WV-Datum in der Zukunft.

Die Wiedervorlagen für einen bestimmten Tag sehen Sie bei Erreichen des Datums im Modul Organizer/WV Heute.

Über den Schalter "Ändern" können Sie das betrachtete WV-Datum wechseln, also auch die Wiedervorlagen z.B. von gestern oder morgen sehen.

Wiedervorlagen finden nur innerhalb der Software statt und müssen von Ihnen explizit aufgerufen werden.

Wenn Sie eine Erinnerung jederzeit auch außerhalb der Software wünschen, sollten Sie einen Termin erstellen und diesen in die Systemkalender exportieren.

Für die Speicherung von Dokumenten gibt es zwei grundsätzliche Wege:

• Hochladen in die INtex Datenbank über die Felder "Sammlung" in den verschiedenen Modulen (Adressen, Verträge, Dokumente)
• Verknüpfen von externen Dokumenten, die auf Online-Festplatten wie OneDrive, Google Drive oder Dropbox liegen, über die Felder "URL" in den verschiedenen Modulen

Zu empfehlen ist in jedem Fall die Verknüpfung und das aus mehreren Gründen:

• Nur die Verknüpfung in der Datenbank zu speichern, hält die Datenbank klein und performant. Schließlich ist der URL-Link viel kleiner in der Datenmenge als das jeweilige Dokument selbst.
• Die Verknüpfung über einen Link kann auch mehr als eine Datei mit einem Datensatz koppeln - auch sehr große Datenmengen sind möglich.
• Die Online-Festplatten gewähren Ihnen als Anwender sehr viel mehr Speicherplatz. Bei OneDrive ist über einen MS Office Account bereits 1 Terabyte enthalten. Der kleinste Dropbox Vertrag bietet Ihnen 3 Terabyte.
• Die Online-Festplatten sind über Apps direkt in das jeweils verwendete Betriebssystem integriert. Dateien können direkt z.B. im Windows Explorer oder Mac Finder aufgerufen werden. Dateien in der Datenbank müßten Sie dagegen erst herunterladen und aus dem Download-Ordner herausholen.
• Programme wie Word und Excel können direkt auf Dateien in den Online-Festplatten zugreifen. So sind Änderungen schnell erledigt. Mit Dateien in der Datenbank wäre dies nicht möglich.

Um Serienbriefe oder Rundschreiben und Standardschreiben zu verschicken, gibt es mehrere Wege:

• In "Einstellungen" können Sie einen Standard-/Serienbrieftext hinterlegen. Dieser läßt sich in "Adressen" über "Ausdrucke/Serienbrief" an ausgewählte Adressen verschicken, z.B. ein Weihnachtsgruß an alle Handwerks-Partner. In "Einheiten" können Sie über "Ausdrucke" Serienbriefe mit dem Text aus "Einstellungen" an alle markierten Nutzer/Mieter/selbstbewohnende Eigentümer oder alle Eigentümer verschicken, z.B. eine Information zur nächsten Legionellen-Prüfung. In "Abrechnungen/Ausdrucke" können Sie den Serienbrieftext als zusätzliches Anschreiben zur Abrechnung verwenden.
• Weiterhin gibt es in "Einstellungen" Vorlagen für diverse Standardschreiben und -ausdrucke, z.B. für Vermieterbescheinigungen, Kündigungen uvm. Diese sind dann allesamt über "Einheiten" im "Ausdrucke"-Menü auszugeben.
• Über "Adressen/Serienbriefdatei" können Sie eine Serienbrief Steuerdatei für Serienbriefe, Etikettendrucke und Listen in Word ausgeben. Wir exportieren die Felder mit genau den Namen, die Word im Standard erwartet. Und so verschicken Sie einen Serienbrief mit Word: Word Anleitung ...
• Soll das Rundschreiben nur an einige wenige Adressaten gehen, können Sie das auch über "Unterlagen/Korrespondenz" erledigen. Entweder, Sie nehmen einen Brief als Muster für weitere Briefe, duplizieren ein Anschreiben oder ändern in einem Anschreiben den Adressaten immer wieder.

Die verschiedenen Methoden haben ihre spezifischen Vor- und Nachteile:

• Der Weg über "Korrespondenz" ist dann ratsam, wenn Sie den genauen Text und das Datum des Anschreibens als Historie zur Adresse in der Datenbank gespeichert haben wollen. Bei den Seriendrucken ist keine historische Nachvollziehbarkeit in der Datenbank gegeben, es sei denn, Sie würden zusätzliche Notizen, Dokumente oder Termine anlegen, die den Versand des Serienbriefes, seinen Inhalt und den Verteiler festhalten würden.
• Der Weg über Word empfiehlt sich a), wenn umfangreichere Formatierungen und z.B. die Integration von Tabellen, Bildern und Diagrammen im Text gewünscht sind und b), wenn bestimmte Etikettenformate zu bedrucken sind.