Formvollendete Abrechnungen

Selbstverständlich berücksichtigen die Abrechnungen der INtex Hausverwaltung alle einschlägigen Gesetze, Verordnungen, Urteile und Gepflogenheiten.

Formelle Anforderungen ...

Leistungs- und Abflussprinzip ...

Personenumlage ...

Komplexe Abrechnungen ...

Abrechnungsspitze ...

Mit Wiedervorlagen und Terminen im Programm können Sie dafür sorgen, dass Sie keine Frist für eine Nebenkostenabrechnung mehr verpassen. 

Profi Kostenverteilung

Die umlagefähigen Kosten werden auf Kostenbereiche von der Grundsteuer über Müll und Straßenreinigung bis zur Haftpflichtversicherung aufgeschlüsselt. Dabei kann eine Aufteilung und Benennung wie von der Betriebskostenverordnung vorgesehen erfolgen. Es sind aber jederzeit auch eigene Kostenbereiche und Bezeichnungen möglich. Für jeden Kostenbereich ist dabei wählbar, ob nach Quadratmeter, Einheiten, Personen oder Verbrauch (Wasserzähler) oder vielen anderen Umlagefaktoren umgelegt wird. Die Bezeichnung der Kostenpositionen ist frei wählbar. 

Flexible Adressierung

Immer häufiger sind Mietergemeinschaften, Wohngemeinschaften und Lebensgemeinschaften (Patchwork-Familien, nicht verheiratete Paare) Ihre Mieter. Für INtex Hausverwaltung alles kein Problem, denn Adressen und Anreden werden in frei editierbare Textfelder eingetragen - gleich wie komplex also die Anschrift oder Anrede sind, die Adressierung ist mit INtex Hausverwaltung schnell und ohne Umwege erledigt. Und das ist wichtig, weil sonst die Abrechnung u.U. formfehlerhaft ist.

Gewerbeabrechnungen

INtex Hausverwaltung berücksichtigt die Erfordernisse von Gewerbemietverträgen im besonderen Maße: Abrechnungen können brutto, netto oder in gemischt genutzten Objekten auch brutto und netto erstellt werden. Vereinbarungen etwa zur Übernahme von Kosten aus den Bereichen Sicherheit Security und Werbung lassen sich in die gesonderte Gewerbemieterabrechnung integrieren.

§35a EStG Ausweise

Mit der INtex Hausverwaltung können Sie Ihren Mietern die Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen getrennt ausweisen. Gemäß §35a Einkommensteuergesetz (EStG) lassen sich diese Aufwendungen bei entsprechendem Nachweis von der Einkommensteuer absetzen. 

Trinkwasserverordnung

Umlage der Kosten der Wasseranalyse auf Legionellen und andere Keime gemäß der Trinkwasserverordnung 2011 (§14 TrinkwV) mit gesondertem Ausweis. Die Wasseruntersuchung ist für größere, zentrale Warmwasser-versorgungsysteme Pflicht und kann auf die Mieter umgelegt werden. Dank der frei definierbaren Kostenaufteilung kein Problem

Heizkostenabrechnung

INtex Hausverwaltung kann die Ergebnisse einer externen Heizkostenabrechnung etwa durch Ista, Brunata oder Kalorimeta in die Betriebskostenabrechnung als direkte Kosten für jeden Mieter oder Eigentümer einbeziehen oder auch selbst eine Heizkostenabrechnung gemäß der Heizkostenverordnung (HKVo) erstellen, sofern eine der Ausnahmeregeln greift. Die Grund- und Verbrauchskosten werden dabei getrennt, alle Zählerstände berücksichtigt. Die Umlage der geteilten CO2-Abgaben ist möglich.

Gebäudesicherheit

Legen Sie die Kosten der sicherheitsrelevanten Einrichtungen einer Immobilie auf die Mieter und Eigentümer um, etwa die Wartung von Feuerlöschern und Brandmeldern (soweit rechtlich möglich), von Überwachungskameras, Bewegungsmeldern, Alarmanlagen und automatisch schließenden Toren, Zäunen und Schranken, aber auch die Kosten von Security, Wach- und Schließdiensten und der Concierge.

CO2 Kostenaufteilung

Erstmals mit der Heizkostenabrechnung 2023 sind die CO2 Abgaben zwischen Vermieter und Mieter aufzuteilen. Die Politik hat dabei ein relativ komplexes Regelwerk mit 10 Stufen der Aufteilung in Abhängigkeit vom CO2 Ausstoß der Immobilie plus Ausnahmen für Gewerbe und Denkmalschutzobjekte entwickelt. Eine Rechenhilfe in der Software ermittelt für Sie die korrekte Aufteilung und damit Abzugs- und Umlagebeträge.

Erneuerbare Energien

Sie produzieren über Solar- oder Windanlagen oder ein Blockheizkraftwerk selbst den Strom für Ihre Mieter? Dann können Sie eine Strom-Vorauszahlung als Teil der Warmmiete getrennt buchen und in der Betriebskostenabrechnung auswerfen. Die Stromkosten lassen sich nach Grund- und Verbrauchskosten getrennt abrechnen und können nach KwH/MwH in der Abrechnung verteilt werden. INtex Hausverwaltung ist also zukunftssicher in Sachen Erneuerbare Energien.

Unbegrenzte Umlagefaktoren

PREMIUM Immer mal wieder gibt es in der Verwaltungspraxis Objekte, die sehr schwierig abzurechnen sind. Entweder ist das Gebäude sehr komplex, weist verschiedenste Gebäudeteile auf, wie es etwa bei Shopping-Malls, Kino-Center oder großen Wohnanlagen der Fall ist. Oder ein WEG-Vertrag bestimmt haarklein die Kostenumlagen und schreibt diverse Ausnahmen und Sonderregelungen vor. Für diese Fälle ist es in der INtex Hausverwaltung möglich, über die Standard-Umlagefaktoren hinaus, beliebig viele weitere Sonder-Umlagen zu bestimmen und in einer Abrechnung zur Anwendung zu bringen. So können etwa nur die Erdgeschoßwohnungen mit den Kosten der Gartenbewässerung belastet werden, nur die Penthouses für Wartungskosten einer Verschattungsanlage herangezogen werden, bestimmte gewerbliche Mieter einen Security Dienst bezahlen. Vorabteilungen von Kosten und Teilabrechnungen sind dann nicht notwendig.

Elektronischer Datenaustausch

PREMIUM Die Daten von Liegenschaften und Nutzern können mit den Abrechnungsdienstleistern, die in der Arge Heiwako (Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V.) zusammengeschlossen sind, elektronisch ausgetauscht werden. INtex Hausverwaltung unterstützt dabei den Datenaustausch mit den A-Sätzen (Ordnungsbegriffe), M-Sätzen (Nutzerdaten) und L-Sätzen (Liegenschaftsdaten). Die exportierten Dateien können etwa in den Online-Portalen von ista, Kalorimeta, Brunata, Techem und Minol hochgeladen werden.

PROFI Features bei der PDF Generierung

PREMIUM In der PREMIUM Lizenz können Sie auf eine Reihe zusätzlicher, professioneller Optionen zur Erzeugung der Abrechnungs-PDFs zurückgreifen:

• Girocode: Dieser QR Code ermöglicht dem Abrechnungsempfänger, den Zahlbetrag samt Bankverbindung mit seiner Banking App zu "fotografieren" und direkt an die Hausverwaltung bzw. den Eigentümer zu überweisen
• Autor: Kennzeichnen Sie die PDF mit einer Autoren-Kennung für Dokument-Management-Systeme (DMS)
• PDF Datum: Versehen Sie die PDF mit einem internen, nicht änderbaren Erzeugungsdatum - dieses ist unabhängig vom Dateidatum des Betriebssystems und erlaubt die revisionssichere Speicherung der Abrechnung
• PDF Passwort: Schützen Sie die Abrechnungs-PDF bei digitaler Verteilung über Online-Portale, Online-Festplatten oder per Mail vor unberechtigtem Zugriff
• Mehr Übersicht: Strukturieren Sie umfangreiche Hausgeldabrechnungen in der WEG-Verwaltung mit frei wählbaren Zwischentiteln.
• Noch mehr Layout-Optionen: Gestalten Sie z.B. auch den Abrechnungskopf individuell.

Darüber hinaus sind die PDFs der Abrechnungen als valide PDF/A Dokumente auszugeben, wodurch der Empfänger die Abrechnungen direkt rechtssicher dauerhaft digital archivieren kann. Mehr zum Thema digitale Belegeinsicht: Mehr ...