Einfache und doppelte Buchführung 

Erledigen Sie Ihre Buchhaltung so fix wie möglich

INtex Hausverwaltung PLUS enthält eine einfache Buchführung und ab der eXTended Edition zusätzlich eine vollständige doppelte Buchführung.

In der Buchhaltung buchen Sie alle Geschäftsvorfälle der Hausverwaltung von den Mietzahlungen über Vorauszahlungen, Kautionseingängen und Nachzahlungen bis hin zu umlegbaren Kosten, Zinsen, Tilgungen und Steuerzahlungen.

Im Falle der doppelten Buchführung arbeiten Sie mit den Ihnen bekannten Kontenrahmen der Wohnungswirtschaft oder Immobilienwirtschaft oder den DATEV Standard-Kontenrahmen SKR03, SKR04 und SKR97 (Kontenrahmen für Privatpersonen). Die DATEV Kontenrahmen berücksichtigen dabei die Sonderkonten des Branchenpakets für Wohnungsunternehmen. Alle Kontenrahmen sind selbstverständlich völlig frei anpaßbar.

Aus der Buchführung generieren Sie Gewinn- und Verlustrechnungen, Summen und Salden Listen und Kontenblätter ebenso wie die Daten der Umsatzsteuervoranmeldung, ab der Premium-Lizenz ist auch eine Bilanz möglich. Die Buchführung läßt sich mit Abrechnungen und Abrechnungskonten verknüpfen. Rechnungen werden über Girocode, Bezahlcode direkt mit Ihrer Banking App oder SEPA XML bezahlt.

Buchführung vs Banking ...

Hintergrund: Die doppelte Buchführung (auch Doppik genannt) ist die Methodik der Buchhaltung, bei der jeder Geschäftsvorfall doppelt gebucht wird – auf Konto und Gegenkonto. Man spricht auch von der sogenannten Soll- und Haben-Buchung. Bei der einfachen Buchführung wird dagegen nur ein Konto gebucht, der Betrag also einer Klassifikation zugeordnet. Im Bereich der Hausverwaltung empfiehlt sich die Verwendung der doppelten Buchführung dann, wenn die Vermietung gewerblich betrieben wird, aus der Buchführung heraus auch Steuererklärungen gefertigt werden sollen, eine Umsatzsteuervoranmeldung zu tätigen ist, die Daten an einen Steuerberater weitergegeben werden sollen oder eine WEG-Verwaltung vorliegt. Im Falle der privaten oder reinen Mietverwaltung reicht die einfache Buchführung aus.

Automatik Buchungen

Viele Buchungen erfolgen jeden Monat immer und immer wieder: Von Abschlägen für Strom, Wasser, Gas und Kabelfernsehen, Müllgebühren sowie Hausmeisterkosten und Darlehensraten bis zu Versicherungsbeiträgen reicht die Liste der wiederkehrenden Zahlungsvorgänge. Auch Mietforderungen und Mietzahlungen werden monatlich zu buchen sein - von wenigen Ausnahmen abgesehen. In INtex Hausverwaltung PLUS können Sie solche Buchungen als Wiederholungs-Buchungen hinterlegen, die dann vollkommen automatisch jeden Monat in das Kontobuch (Einfache Buchführung) respektive das Journal (Doppelte Buchführung) eingebucht werden. Nur bei abweichenden oder ausbleibenden Zahlungen sind dann noch manuelle Eingriffe notwendig. Ein enormer Zeitgewinn.

Kontoauszüge verarbeiten ...  Online Banking ...   Rechnung OCR ...

Wichtige Automatisierungen

Abrechnungen

• Automatisierte Anlage der Umlagen und Vorauszahlungen aus der Buchhaltung mit Aufsummierung der unterjährigen Teilbeträge.
• Bei Abrechnungen ohne hinterlegte Buchführung auf Wunsch automatisierte Anlage aller Umlagen gemäß Betriebskostenverordnung.
• Duplikation und Umsetzung von Umlagen, Vorauszahlungen und Direkten Kosten von einer Abrechnung (z.B. Vorjahr oder Wirtschaftsplan) in eine andere Abrechnung (z.B. Folgejahr oder Hausgeldabrechnung)

Abrechnungen/Einfache Buchführung

• Duplikation von Abrechnungen mitsamt Abrechnungskonten: Fortschreibung von Rahmendaten für die Buchführung in die Zukunft bzw. Duplikation für Umwandlung von Wirtschaftsplänen in Abrechnungen.
• Abrechnungssalden buchen: Automatische Einbuchung der Abrechnungssalden nach Fertigstellung der Abrechnung.

Einfache/Doppelte Buchführung

• Wiederholbuchungen: Abschläge und Mietforderungen können vollautomatisch über das System erfolgen.
• Duplikation von Buchungen, um ähnliche Buchungen wie z.B. Rechnungen eines Handwerkers zu buchen.
• Buchungsassistent: Speichert in der Doppelten Buchführung auch komplexe Splitt-Buchungen zur jederzeitigen Wiederholung.
• Steuerautomatik zur automatischen Buchung von Vorsteuer- und Umsatzsteuerbeträgen und Errechnung der Netto-Beträge. In der Doppelten Buchführung mit entsprechender Kontierung.

Einfache Buchführung

• Mietforderungen: Automatisierte Erstellung der Mietforderungen entweder monatsweise oder im Januar mit aktivierter Wiederholung für das gesamte Buchungsjahr. Der Start ins neue Buchungsjahr wird damit wesentlich vereinfacht.
• Forderungssalden übertragen: Buchung von Negativ-Salden der Mieter in das nächste Abrechnungsjahr
• Automatisierter Forderungsausgleich bei Miet-Sollstellungen.
• Buchungen fortschreiben: Eine Buchung für die Zukunft weiter buchen, primär um nicht vorhandene Buchungen in der Vergangenheit schnell nachholen zu können.

Online Banking

Zusammenarbeit mit der Bank 

INtex Hausverwaltung enthält als reine Cloud-Software kein eigenes Online-Banking Modul. Das hat mehrere Gründe:

• Sicherheit: Sie müssten uns oder einem dazwischen geschalteten Dienstleister alle Ihre Banking-Zugangsdaten geben. Nur so wären wir überhaupt technisch in der Lage, Kontoauszüge zu ziehen oder einen Banking-Zugang anzubieten. Dies ist ein nicht zu unterschätzendes Risiko. Zudem bräuchten Sie als Hausverwalter dazu die Zustimmung aller Eigentümer. Bei Desktop-Banking Programmen stellt sich diese Frage nicht, weil die Zugangsdaten auf Ihrem Rechner liegen. Beim direkten Online-Zugang der Bank geben Sie die Daten bei der Bank selbst ein, nicht bei Dritten.
• Mieteingangskontrolle: Wenn es Ihnen nur um die Mieteingangskontrolle geht, können Sie bei den Banken häufig über Kontoinformationsdienste eine entsprechende Meldung z.B. per Push-Nachricht oder Email erhalten. Dafür müssen Sie also keine Zugangsdaten an Dritte herausgeben und sich auch nicht immer wieder in das Banking einloggen.
• Full Banking: Ein full banking - also Banking mit allen Funktionalitäten (nicht nur Kontoauszüge ziehen, sondern Überweisungen tätigen, Lastschriften einrichten, Daueraufträge platzieren) - bietet in der Cloud derzeit (fast) kein Anbieter, nur die Banken über ihre WebApps selbst. Warum dann nicht gleich dort bleiben, wo schon alles ist? Es macht auch keinen Sinn, zwei- oder gar mehrgleisig zu fahren und das Banking über mehrere Plattformen aufzuteilen.
• Multi Banking: Da Banken und Sparkassen in ihren WebApps auch das Multi Banking - also den Zugriff auf die Konten anderer Kreditinstitute unterstützen - bedeutet der Verzicht auf eine gesonderte Banking App von Drittherstellern auch keine Mehrarbeit durch x Logins bei all Ihren Banken. Sie können alles bei einer Bank haben.
• Datenverarbeitung: Die Banken bieten in ihren WebApps einen filterbaren Export der Transaktionen an. Dieser kann als Textdatei (CSV) oder Excel-Datei dank SSL-verschlüsselter Übertragung frei von Sicherheitsbedenken heruntergeladen und in die INtex Software hochgeladen werden. Ideal für die Verbuchung alltäglicher Geschäftsvorfälle in der unterjährigen Buchführung. Und wenn Sie auf eine explizite Buchhaltung in der INtex Hausverwaltung verzichten, liefern die Banking Apps die Jahressummen von Kosten wie Hausmeister, Wasser, Strom etc. in den Auswertungen zur einfachen Übernahme in die Umlagen der Abrechnung. Und für die Auslösung von Zahlungen bieten wir Girocode QRCodes, Bezahlcode-Links und den Export von Lastschriftdaten an oder Sie bezahlen Rechnungen über die Foto-Überweisung der Banking App ganz ohne Abtippen.

Daher setzen wir auf die "perfekte Zusammenarbeit" mit den Banken und deren Online-Banking-Systemen selbst. In den folgenden PDFs finden Sie Anleitungen sowie Tips&Tricks, wie Sie das Meiste für Ihre Hausverwaltung aus den WebApps der Banken und Sparkassen herausholen:

Deutsche Bank Online Banking ...
Volksbanken Online Banking ...
Sparkasse Online Banking ...

Oder Sie verwenden ein ausgereiftes Online Banking Programm für den Desktop wie z.B. StarMoney oder Finanzblick. Auch mit diesen Produkten arbeitet die INtex Software zusammen.
Star Money Produktseite ...  
Star Money Hilfen ...
Finanzblick Produktseite ...