Wer ist zur Kassenbuchführung verpflichtet?
Jeder Gewerbetreibende, der bar Ein- und Auszahlungen tätigt, ist zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet.
Warum ist das Kassenbuch für das Finanzamt so wichtig?
Das Kassenbuch ist ein wichtiger Bestandteil der Buchführung und dient dem Finanzamt als Nachweis für die korrekte Erfassung aller baren Geschäftsvorfälle.
Was muss im Kassenbuch enthalten sein?
Ein Kassenbuch muss Datum, Belegnummer, Text zur Buchung, Einnahmen, Ausgaben und den Bestand enthalten. INtex Kassenbuch erfasst und speichert all diese Daten.
Ist die Verwendung von Excel für Kassenbücher erlaubt?
Ja, aber es muss sicherstellen, dass die Daten nicht nachträglich verändert werden können, um den GoBD zu entsprechen. Für das INtex Kassenbuch ist die Revisionssicherheit gewährleistet.
Welche Anforderungen gibt es an ein elektronisches Kassenbuch?
Elektronische Kassenbücher müssen manipulationssicher sein und den GoBD entsprechen. INtex Kassenbuch erfüllt die Bedingungen der GoBD.
Welche Software wird vom Finanzamt anerkannt?
Software, die den GoBD entspricht und eine ordnungsgemäße Buchführung ermöglicht, wird vom Finanzamt anerkannt. Es gibt aber keine offiziellen Anerkennungsstellen, Prüfstellen oder Zertifikate.
Kann man die Kassenbuchführung auch vereinfachen?
Ja, durch den Einsatz von Kassenbuch-Software kann die Kassenbuchführung automatisiert und somit vereinfacht werden.
Was sind die Vorteile einer Kassenbuch-Software?
Kassenbuch-Software spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert die Übersicht über die finanziellen Transaktionen. So können Sie mit INtex Kasse umfangreiche Auswertungen, dynamische Summenbildungen und Kategorisierungen der Transaktionen vornehmen.
Für Kassenbücher in Deutschland gelten mehrere rechtliche Vorschriften, die sicherstellen sollen, dass die Buchführung ordnungsgemäß und nachvollziehbar erfolgt. Hier sind die wichtigsten Vorschriften:
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD): Diese Grundsätze definieren, wie elektronische Aufzeichnungen, inklusive Kassenbücher, geführt und aufbewahrt werden müssen, um Manipulationen zu verhindern.
Diese Vorschriften stellen sicher, dass die Kassenbuchführung transparent und für das Finanzamt nachprüfbar ist. Bei Nichteinhaltung können Sanktionen verhängt werden, und es besteht die Gefahr, dass das Finanzamt die Buchführung nicht anerkennt und Schätzungen vornimmt, die für das Unternehmen nachteilig sein können.
Ein Kassensturz ist die Zählung des tatsächlich vorhandenen Kassenbestandes zu einem bestimmten Zeitpunkt. Er wird durchgeführt, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung zu prüfen und festzustellen. Bei einem Kassensturz wird der zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich vorhandene Kassenbestand gezählt und anschließend mit dem buchhalterischen Kassensollbestand abgeglichen. Dieses Vorgehen ist für eine ordnungsgemäße Buchführung zwingend notwendig.
INtex Kasse unterstützt Sie beim Kassensturz, indem der Wert der gezählten Münzen und Scheine automatisch errechnet wird.
In einem Kassenbuch werden die Geschäftsvorfälle im Unternehmen erfasst, die mit Barzahlungen verbunden sind. Hier sind einige übliche Buchungen, die im Kassenbuch vorkommen:
Einnahmen:
Ausgaben:
Weitere Details:
Das Kassenbuch ist ein Nebenbuch der Buchhaltung und unterliegt den gesetzlichen Vorschriften, die für die Buchführung gelten. Der Endbestand des Kassenbuchs wird in der Bilanz unter dem Umlaufvermögen ausgewiesen.
INtex Kasse unterstützt die Buchung und Kategorisierung aller Arten von Einnahmen und Ausgaben. Der rechnerische Kassenbestand wird automatisch ermittelt. Belege können digital zu jeder Buchung hinterlegt werden.
Der Chi-Quadrat-Test, auch als Pearson’s Chi-Quadrat-Test bekannt, ist ein statistisches Verfahren zur Untersuchung der Verteilungseigenschaften von Daten. Er wurde im Jahr 1900 von dem amerikanischen Statistiker Karl Pearson entwickelt. In der Betriebsprüfung, insbesondere bei der Überprüfung von Kassenbüchern, wird der Chi-Quadrat-Test verwendet, um zu prüfen, ob die vorliegenden Daten der erwarteten Zahlenverteilung entsprechen.
Hier sind einige wichtige Punkte zum Chi-Quadrat-Test:
Anwendungsbereich
Im Bereich der Betriebsprüfung werden beispielsweise Kassenumsätze oder km-Angaben in Fahrtenbüchern mittels des Chi-Quadrat-Tests untersucht.
Ziel ist es zu überprüfen, ob die vorliegenden Daten der erwarteten Zahlenverteilung entsprechen.
Funktionsweise
Der Chi-Quadrat-Test vergleicht die beobachteten Daten mit den erwarteten Daten einer bestimmten Verteilung (z. B. Gleichverteilung).
Ein sog. Chi-Wert wird berechnet, der die Übereinstimmung mit der erwarteten Verteilung misst.
Je größer der Chi-Wert ist, desto stärker weicht die vorliegende Verteilung von der erwarteten Verteilung ab.
Praktische Anwendung
Bei der Überprüfung von Kassenbüchern wird oft die Ziffernverteilung der letzten Vorkommastellen (z. B. “10 EUR Stelle”, “1 EUR Stelle”) und der Nachkommastellen analysiert.
Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass eine manipulierte Buchführung nicht der erwarteten Verteilung (meist: Gleichverteilung) entspricht.
Eine abweichende Ist-Verteilung kann durch den Chi-Wert gemessen werden.
Rechtsprechung
Die Rechtsprechung hat den Chi-Quadrat-Test als Prüfungsmethode anerkannt, sowohl für Fahrtenbücher als auch für Kassenbücher.
Es ist wichtig, dass Kassenbücher ordnungsgemäß geführt werden, da das Finanzamt bei der Überprüfung sehr streng ist. Indizien für Mängel im Kassenbuch können dazu führen, dass es steuerlich als unwirksam eingestuft wird. Daher sollten Unternehmen und Selbstständige sicherstellen, dass ihre Kassenbücher den Anforderungen entsprechen und die geforderten Angaben korrekt sind.
Die sogenannten GoBD-Zertifikate haben keine rechtliche Grundlage oder offizielle Anerkennung durch das Finanzamt oder das Bundesfinanzministerium. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind vielmehr Richtlinien, die Unternehmen einhalten müssen, um steuerrechtliche Anforderungen zu erfüllen.
Ein "GoBD-Zertifikat" wird oft von Softwareanbietern ausgestellt, um zu bestätigen, dass ihre Produkte die Anforderungen der GoBD erfüllen. Diese Zertifikate sind jedoch rein privatwirtschaftlich und haben keine bindende Wirkung gegenüber den Finanzbehörden. Es liegt letztlich in der Verantwortung des Unternehmens, sicherzustellen, dass die eingesetzte Software und die internen Prozesse den GoBD entsprechen.
Deshalb verzichten wir auf derartige Zertifikate, die unsere Software unnötig verteuern würden.
Ein Kassenbuch muss nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form) geführt werden. Diese Regeln verlangen, dass jede Buchung unveränderbar gespeichert wird.
Das bedeutet: Weder Sie als Anwender noch wir als Software-Hersteller oder Administrator dürfen einmal verbuchte Vorgänge nachträglich löschen oder überschreiben – auch wenn es technisch möglich wäre.
Jede nachträgliche Manipulation würde die Revisionssicherheit zerstören. Damit würde das Kassenbuch im Zweifel von der Finanzverwaltung nicht anerkannt, und auch die Zertifizierbarkeit/Seriosität der Software stünde infrage.
Wie werden Fehler trotzdem korrigiert?
Fehlerhafte Einträge bleiben bestehen, werden aber durch eine Stornobuchung neutralisiert und mit einer korrekten Buchung ersetzt. Dadurch bleibt lückenlos nachvollziehbar, was ursprünglich erfasst wurde und wie es berichtigt wurde.
Vor der endgültigen Verbuchung können Eingaben geändert oder gelöscht werden. Ab dem Moment der Verbuchung gilt die GoBD-Unveränderbarkeit – für alle Beteiligten, inklusive Softwareanbieter und Administratoren.